ООО “Информационные системы”
Воронцовская ул, дом № 35Б, корпус 2 109147 Москва,
+7 495 103 44 44, info@1ats.ru

Как бизнесу остаться в строю во время карантина: аспекты телекоммуникации

Социальное дистанцирование достаточно прочно вошло в нашу жизнь, чему поспособствовала появившаяся недавно пандемия коронавируса. И перед многими людьми встал вопрос: как работать, как вести бизнес в обстановке строгого карантина, условия которого ограничивают значительную часть разного рода деятельности. Одним из выходов в этой ситуации является переход на удаленную работу. Благодаря облачным и другим цифровым технологиям, есть возможность оставаться дома и работать не менее эффективно, а в некоторых случая даже с преимуществами, чем в офисе. К таким технологиям, безусловно, относятся виртуальная АТС, СRM-системы и многие другие.

Работа в удаленном режиме в большинстве своем подходит специалистам в IT-сфере, по видеоконтенту, дизайнерам, юристам, бухгалтерам, преподавателям различных курсов и т.д. Сюда же можно добавить магазины, которые с начала действия карантина полностью перевели свою деятельность в онлайн. Для тех, кто еще не успел приспособить свой бизнес к новым условиям, в данной статье будут рассмотрены основные моменты, как полностью или частично, для конкретных сотрудников, организовать удаленную работу.

Подключение к виртуальной АТС - важный шаг для удаленного бизнеса

Виртуальная АТС - это незаменимая составляющая для полноценного функционирования бизнеса при переходе на удаленный формат работы, что и предлагает своим клиентам компания 1ATS. Доступная по цене и с широким функционалом, услуга предоставляется в нескольких тарифных пакетах и будет отличным готовым решением для индивидуальных предпринимателей и стартапов, малого бизнеса и больших предприятий, которые на период карантина вынуждены изменить способ ведения бизнеса, предоставления услуг, товаров своим клиентам. Рассмотрим более подробно, какими именно возможностями обладает облачная АТС и как она поможет наладить удаленную работу.

Бесперебойная и качественная связь

Одним из важнейших аспектов для любого вида деятельности являются телекоммуникации. При дистанционной работе этот момент требует более значительного внимания, поскольку качественная и бесперебойная связь должна быть не только с клиентами и партнерами, но и между сотрудниками, которые ранее в своих офисах могли общаться без технических средств. Здесь и приходит на помощь облачная АТС со своей возможность быстро развертываться и даже без расходов на оборудование.

И так, первое, что позволяет ВАТС, и для некоторых самое важное, это создание единого корпоративного коммуникационного пространства. Оно даст возможность сотрудникам бесплатно общаться внутри сети, быстро связываться друг с другом. Ко всему этому, есть возможность организовывать конференц-связь, что просто незаменимо, когда в условиях удаленной работы нужно провести совещание, обучение нескольких сотрудников, переговоры с партнерами.

Настройка переадресации входящих звонков с корпоративных (основных) номеров на номера удаленных подчиненных будет достаточно ценной функцией. Перевод вызовов можно настроить на мобильный, стационарный телефоны и софтфон, который можно установить на домашний ПК или ноутбук. Каким бы не был ответственным сотрудник, при работе дома, существует больший риск чем в офисе, что он не всегда сможет находиться на рабочем месте. Поэтому перевод вызова через заданное время на другой номер будет очень кстати. Это позволит не пропустить ценные, как никогда, звонки клиентов, партнеров. Можно настроить и другие сценарии: перевод вызова на знакомого менеджера, на первого освободившегося специалиста и т.д.

Работа с документацией

Для обмена документами теперь не нужно встречаться лично друг с другом - можно использовать функционал CRM, электронную почту, мессенджеры. Используя документооборот с электронными ключами, можно подписывать удаленно договора с контрагентами. Даже такой экзотический метод обмена документами как факсы можно использовать посредством облачной АТС, принимая факсы без факсимильного аппарата на e-mail сотрудника.

Автоматизация процессов

Использование возможностей облачной АТС позволяет автоматизировать некоторые рабочие процессы, тем самым разгрузить сотрудников, что будет значительным плюсом в любом случае: как для удаленной работы, так и для работы в офисах. К примеру, можно настроить автоматический обзвон по существующей базе клиентов, если необходимо донести до них важную информацию: рекламу, акции, напоминания, ну или уведомление о переходе компании на новый формат работы и связанные с этим изменения. Таким образом, система все сделает сама - быстро и качественно, избавив менеджеров от долгой, рутинной и монотонной работы, сэкономит средства компании.

Автоматизация бизнес-процессов

Возможности интерактивного голосового меню позволят также автоматизировать часть работы: перевести звонок абонента на нужный отдел, специалиста, записать голосовое сообщение и передать его на e-mail сотрудника. К другим важным системам автоматизации относятся и CRM-системы, но них пойдет речь в отдельном разделе данной статьи.

Другие полезные функции

Как при удаленной, так и работе в офисе, возможности виртуальной АТС не ограничиваются вышеперечисленными.

Отправляя сотрудников на удаленку, руководители предприятий, разумеется, будут обеспокоены отсутствием контроля подчиненных. Но и здесь облачная АТС открывает широкие возможности. Руководитель может прослушивать обычные телефонные и конференц-звонки сотрудников с клиентами в реальном времени, контролировать работу каждого менеджера, фиксируя количество принятых и совершенных им вызовов. К тому же в этих целях предусмотрена подробная статистика по каждому звонку и различные аналитические отчеты. Дополнительным инструментом контроля, к возможностям виртуальной АТС, хорошо использовать таймтрекинг, с помощью которого можно посмотреть, чем сотрудник занимался в течение дня.

Если у компании нет единого корпоративного номера, то самое время исправить ситуацию с помощью виртуальных номеров. Это может быть федеральный 8-800 или городской с кодом нужного города. Преимуществом виртуальных номеров является их многоканальность. При большом количестве входящих звонков вероятность того, что абонент услышит сигнал «занято» будет исключена, а определенный алгоритм переадресации или IVR-меню распределит все входящие звонки, поступающие на единый номер, между удаленными сотрудниками.

Функции виртуальной АТС можно перечислять и описывать очень долго. Это черные и белые списки, очереди звонков, автоинформаторы, системы ролей, интеграция с CRM-системами и многое другое. Далее пойдет речь о последней.

Возможности CRM-системы для удаленной работы

Все наслышаны об интеграции CRM-системы с облачной АТС, но не все знают об уникальных возможностях такой связки, в том числе и для дистанционной работы. Такая интеграция помогает полностью или частично автоматизировать сбор, хранение информации о клиентах и ее дальнейшее использование в единой системе. Сотрудники могут удаленно и в любое время, и даже во время звонка, посмотреть информацию о клиенте: его предыдущие вопросы, покупки, время звонков и т.д. Для менеджеров это удобный способ ставить задачи по конкретным номерам телефонов клиентов, контролировать ход их выполнения. В итоге интеграция CRM и облачной АТС поможет оптимизировать маркетинг компании, повысит уровень продаж, улучшит качество обслуживания клиентов.

Полезные онлайн сервисы

Чтобы дистанционная работа была наиболее продуктивной, необходимо использовать все имеющиеся в сети возможности. Сейчас на просторах интернета есть множество онлайн-сервисов, которые пригодятся для таких целей. Кто-то знает о них, а для кого-то будет полезным узнать о незаменимых помощниках - веб-версиях офисных программ от Google: документы, таблицы, виртуальное хранилище, календарь, презентации. Информация, загруженная на эти сервисы, может быть доступна каждому сотруднику компании.

Полезные сервисы для удаленной работы

Пригодятся, конечно же, всем известные мессенджеры: Telegram, Viber, Skype и другие. Они позволяют быстро обмениваться файлами, текстом, полезными ссылками.

Подготовка удаленного рабочего места

Организация рабочего места необходима и при удаленной работе. Первое, о чем нужно позаботиться, это быстрый и бесперебойный доступ к интернету, поскольку использование тех же виртуальной АТС, CRM, других онлайн сервисов без него невозможно. В принципе, проблем с этим возникать не должно. Следующий важный момент, это наличие компьютера с соответствующими техническими характеристиками, специальным софтом для работы. Что касается помещения, то, конечное же, идеальной в этом случае будет отдельная комната. Хорошо, как для руководства компании, так и для самого сотрудника, наличие удобного кресла, что повысит производительность труда.

Дополнительные советы по организации удаленной работы

При переходе на удаленную работу, подчиненным важно придерживаться определенного графика, что не позволит им расслабиться, и выработает нужный режим. Ведь от добросовестно и своевременно выполненной работы каждого сотрудника, иногда зависит эффективность всей команды. Настроиться на рабочий лад поможет также офисная одежда. Домашняя пижама или халат не сильно располагают к эффективному труду. Важно разграничить время для работы от домашних дел. Сразу предупредить членов семьи, чтобы не отвлекали в рабочее время.

Что говорит закон

Закон о труде на сегодняшний день позволяет заниматься дистанционной работой. Условием является использование интернета для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам выполнения работы. Для этого сотруднику необходимо написать заявление о переводе на удаленную работу, указав в нем уважительную причину (в нашем случае это эпидемия коронавируса). После этого с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, где оговариваются сроки удаленной работы и ее условия.

В случае, если руководитель отказывается перевести работника на удаленную работу, согласно постановлению Правительства Российской Федерации № 294 от 18.03.2020 года, такой работник вправе уйти на больничный.

Если же сам работник отказывается переходить на удаленную работу, он может посещать офис, вплоть до введения обязательных мер по переводу всех работников в стране или конкретном регионе на дистанционную работу.

Во сколько обойдутся удаленные сотрудники

В долгосрочной или краткосрочной перспективе ведения удаленного бизнеса, можно значительно сэкономить на аренде офиса, а при подключении виртуальной АТС от 1ATS еще и на оборудовании и специалистах по его подключению и настройке. Что касается оплаты труда за удаленную работу во время карантина, то она остается такой же, как и до него.

Сложившаяся ситуация в России обязывает по возможности оставаться дома. И в такой ситуации советы по организации удаленной работы, которые были приведены в данной статье, придутся как нельзя кстати для многих фирм. Несмотря на всю серьезность, сложность нынешней обстановки, это отличная возможность получить новый опыт в ведении бизнеса: выявить преимущества, а при их превосходстве, возможно, и дальше работать в удаленном режиме, частично или полностью.