11 вопросов, на которые нужно ответить при выборе облачной АТС

До момента внедрения и подключения виртуальной IP-телефонии, выбор провайдера может показаться мелочью, не требующей пристального внимания. Но уже на этапе ознакомления с предложениями различных операторов приходит осознание, что не все так просто. Возникает сложность в выборе оператора, пакета услуг, телефонных номеров и прочего.

Наша компания понимает, насколько важно для бизнеса правильно подобрать облачную АТС с необходимым набором функций, обеспечить удобную и оперативную коммуникацию с клиентами. Поэтому мы подготовили список основных и важных вопросов, которые нужно задать себе перед выбором виртуальной АТС.

1. Какие задачи необходимо решить с помощью облачной АТС?

Перед тем как сделать выбор той или иной ВАТС, необходимо определиться, какие задачи, проблемы она должна решить.

Телефонизация бизнеса с нуля. Виртуальная IP-телефония с нуля нужна стартапам, индивидуальным предпринимателям, молодым компаниям, которые только запустили свое дело или уже успели сделать первые шаги в своей сфере. Также полный переход на виртуальную IP-телефонию осуществляет бизнес, который уже прочно стоит на ногах, но хочет отказаться от мобильной связи, которая раньше использовалась для коммуникации с клиентами. Различные функции и возможности ВАТС, создание виртуального офиса повысят статус компании в глазах клиентов.

Модернизация телефонной инфраструктуры предприятия. В этом случае характерна ситуация, когда компания хочет заменить офисную «железную АТС» полностью или дополнить ее облачными решениями. Такой подход позволит расширить возможности корпоративной IP-телефонии. При всем этом действующие системы, сервисы, такие как CRM, могут быть интегрированы в ВАТС по-открытому API.

Создание единой корпоративной телефонной сети для всех филиалов. При расширении бизнеса может возникнуть необходимость открытия новых офисов в разных частях города или в нескольких регионах. Идеальным решением в такой ситуации будет создать для всех удаленных офисов единую корпоративную связь. Облачная АТС позволит без значительных капиталовложений и затрат времени объединить неограниченное количество филиалов в одну телефонную сеть. Все действующие номера сотрудников (мобильные, городские, при необходимости домашние) независимо от местоположения будут включены в одну ВАТС.

Это позволит управлять бизнесом удаленно, из любого города РФ или из других стран. При всем этом сотрудники компании смогут общаться друг с другом абсолютно бесплатно.

Контроль работы сотрудников. Практически каждый владелец бизнеса осознает важность контроля его сотрудников. Если в этом возникает особая необходимость, то ее можно решить с помощью виртуальной IP-телефонии. В режиме реального времени она позволит контролировать работу офиса и удаленных специалистов. Облачные решения сделают для руководителя доступными такие возможности, как прослушивание записи разговоров с клиентами, просмотр статистики по звонкам, контроль выполнения поставленных задач в CRM-системе и прочее. Такой контроль позволит выявлять слабые стороны сотрудников и дисциплинировать их.

Не упускать ни одного телефонного звонка. Проблема характерна при стремительном росте обращений клиентов по телефону, в то время, как корпоративная телефония не рассчитана на большие объемы звонков, их прием и обработку. Также она может возникнуть при открытии бизнеса, если не был учтен тот факт, что количество звонков будет большим (возможно были неправильные расчеты или они вовсе не были произведены). Решить такую проблему или изначально исключить ее появлении в будущем можно с помощью виртуального многоканального номера, подключившись к ВАТС.

Анализ обслуживания клиентов по телефону. Много звонков и своевременный их прием не гарантируют высокий уровень обслуживания и дальнейшие успешные сделки. Для повышения качества сервиса также нужно подключить облачную АТС. С помощью ее возможностей можно изучить причины обращений клиентов, проанализировать спорные моменты, создать успешные скрипты для продаж, использовать эти и другие данные для обучения сотрудников.

Оценка эффективности маркетинговой деятельности. Функции и возможности виртуальной IP-телефонии активно применяются в маркетинге: в различных исследованиях, рекламе. Например, с помощью call-tracking можно отследить какие рекламные каналы приносят наибольшее количество обращений, в частности звонков, и даже местоположение клиентов. Полученные через call-tracking данные позволяют точно сегментировать аудиторию, что позволит в дальнейшем оперативно информировать такой сегмент клиентов о скидках, акциях, новых товарах.

Облачная АТС решает много задач, основные из которых были рассмотрены. Но на практике можно увидеть, что их количество значительно больше, и ВАТС эффективно с ними справляется.

2. Где находятся клиенты и нужен ли прямой городской номер?

Как упоминалось выше, бизнес может иметь несколько офисов в разных регионах России. В таком случае может понадобиться обозначить свое присутствие на рынке того или иного региона с помощью прямых городских номеров. Например, если один офис компании находится в Москве, а другой в Екатеринбурге, то можно подключить два городских номера: с кодом 495 и 343 соответственно. Так, клиентам этих городов будет удобнее звонить с городских телефонов, к тому же у них вырастет уровень доверия к компании.

3. Нужен ли номер, звонки на который бесплатны для клиентов?

Для бизнеса, деятельность которого ведется по всей стране, а офис находится в одном городе, важным фактором эффективного сотрудничества является стоимость междугородного звонка для клиентов. Единственным правильным решением в такой ситуации будет подключение номера 8-800, звонки на который бесплатные. Это эффективный инструмент для повышения лояльности клиентов, улучшения сервиса.

4. Нужен ли красивый телефонный номер?

Телефонные номера с красивой комбинацией привлекают внимание, легко запоминаются, а также оказывают положительное влияние на имидж предприятия. Но такие номера должный эффект принесут не каждому бизнесу. Например, для обычного интернет-магазина они не будут настолько актуальны, как для службы доставки, такси, юридических компаний. При подключении так называемых бронзовых, серебряных, золотых номеров стоит подумать, нужно ли это вашему бизнесу и стоит ли дополнительных расходов.

5. Нужно ли сохранить старый номер компании?

Здесь скорее всего ответ однозначный: да, при переходе к новому оператору лучше сохранить старый номер компании. Его знают и узнают клиенты, к нему привыкли сотрудники предприятия. А проблем с переходом на облачную АТС с сохранением предыдущего номера не проблема. Достаточно выбрать один из способов перехода: переадресация по SIP-протоколу или прямая регистрация с передачей регистрационных данных. В последнем случае нужно получить данные от старого оператора: адрес сервера, логин, пароль. Конечно, каждому владельцу бизнеса нужно решать самостоятельно - сохранять старый номер или нет.

6. В компании работает много сотрудников?

Облачную АТС стоит выбирать исходя из количества сотрудников. Если в компании большой штат с разными специалистами и отделами, то хорошо, если ВАТС имеет возможность подключения внутренних номеров. Таким образом каждому отделу и специалисту можно присвоить короткий внутренний номер. Это позволит клиентам быстрее связать с нужным сотрудником, а внутренние звонки буду бесплатные.

7. Планируется ли увеличение штата?

Если в дальнейшем планируется расширение штата компании, то нужно выбирать ВАТС, которая позволит масштабировать корпоративную телефонию. Новые офисы нужно будет подключить к существующим корпоративным виртуальным номерам, которые смогут принимать еще больше звонков. Линия ни в коем случае не должна быть перегружена. Также облачная АТС должна позволять подключить дополнительные внутренние номера для новых сотрудников без сверхоплат.

8. Сколько минут тратится на деловые разговоры?

При подключении ВАТС важно правильно выбрать тарифный план, исходя из предварительно подсчитанного реального времени затрачиваемого на телефонные разговоры. Если тарифный план будет подобран неправильно, то минут может критически не хватать, и тогда придется дополнительно переплачивать. Или наоборот: минут слишком много, за месяц компания все их не потратит, и в итоге дорогой тариф становится нецелесообразным.

9. Где работаете и как часто бываете в разъездах?

Выбирая облачную АТС важно учитывать то, как ведется бизнес. Деловые поездки по городу или за границу, удаленная работа в кафе, дома или в любом другом месте. В таких случаях виртуальная IP-телефония должна иметь возможность переадресации вызовов на мобильные, домашние, а также международные номера. Таким образом не будет упущен ни один звонок клиента в компанию.

10. Будут ли интеграции IP-телефонии с другими сервисами?

Современные технологии активно используются в бизнесе. Это различные системы, сервисы, чат-боты, искусственный интеллект и т.д. Если они уже применяются в компании, то их несложно будет интегрировать в новую корпоративную виртуальную IP-телефонию по открытому программному интерфейсу. Поэтому, при выборе важно обратить внимание, есть ли в облачной АТС возможность интеграции по-открытому API.

11. Какие дополнительные функции нужны или могут понадобиться в ближайшее время?

Также не лишним будет перед выбором виртуальной АТС определиться, какие дополнительные функции могут понадобиться сейчас или в будущем. ВАТС обладают различными возможностями и сервисами. Какие-то из них были рассмотрены выше. Также есть ряд других, не менее важных:

• автоматический обзвон клиентской базы - поможет быстро и в автоматическом режиме проинформировать клиентскую базу или определенную группу клиентов;
• виджет обратного звонка на сайте - позволит клиентам получить бесплатный обратный звонок от компании;
• видео и аудио конференц-звонки - дают возможность проводить собеседования, переговоры с партнерами или клиентами;
• интерактивное голосовое меню - разгрузит операторов и других специалистов предприятия;
• интеграция CRM c облачной АТС, если до этого такая система не использовалась в компании.

Зайдя на сайт провайдера ВАТС нужно ознакомиться со всеми доступными функциями, сравнить их с функционалом других операторов. Возможно, что одна и та же функция у разных провайдеров может иметь определенные ограничения, или вовсе - где-то она может входить как стандартная в тарифный план, а где-то ее нужно подключать отдельно за определенную плату.

Полезные рекомендации при выборе оператора ВАТС

Подведем итоги, обобщим рекомендации выше и дополним все это другими полезными советами при выборе облачной АТС:

1. Нужно тщательно изучить все предложения на рынке виртуальной IP-телефонии. Выделить самые популярные, с наиболее выгодными предложениями.
2. Делайте выбор в пользу тех сервисов, которые предоставляют подробные отчеты по звонкам, расходам на телефонию.
3. Убедитесь в надежности и стабильности связи. По возможности лучше протестировать облачную АТС. Например, провайдер 1АТС предоставляет бесплатный тестовый период. Почитайте отзывы о том или ином провайдере.

Некоторые операторы предоставляют демоверсии тех или иных функций. Их тоже лучше протестировать, чтобы убедиться в соответствии функций будущим бизнесам-задача.

1. Не лишним будет уточнить стоимость и другие условия использования функций ВАТС. Убедитесь в отсутствии скрытых платежей.
2. Очень важна техническая поддержка IP-телефонии. От ее качества и режима может зависеть работа всей компании. Если произойдет какой-то сбой или поломка, то в любой день и в любое время суток техподдержка должна оперативно отреагировать и устранить проблему.

Корпоративная телефония на базе виртуальной АТС как данность для современного бизнеса. Она не требует описания преимуществ. Каждый владелец серьезного бизнеса и даже индивидуальные предприниматели осознают ее важность, как и те, которые уже используют ВАТС, так и те, которые только собираются ее внедрить в своей компании. Остается только сделать правильный выбор.

Если нужна надежная и доступная виртуальная телефония для малого или крупного бизнеса, или даже для фрилансера, то вы на верном пути. Специалисты 1АТС ответят на любые дополнительные вопросы, помогут в подключении и настройке ВАТС, предоставят профессиональную техническую поддержку.