Зачем вашему бизнесу виртуальная АТС

Большинство видов коммерческой деятельности подразумевает значительные объемы звонков. Однако не каждое предприятие готово тратить большие суммы на содержание целого штата секретарей, операторов call-центров, множества телефонных номеров и оборудования. Для оптимизации и экономии средств на телефонной связи в современных компаниях используется виртуальная АТС - телефония организованная с помощью облачных технологий. Это услуга, которая полностью заменяет физическую телефонную станцию в офисе, но не требует приобретения и установки дорогостоящего оборудования. Благодаря виртуальной IP-телефонии сотрудники компании могут свободно и недорого совершать телефонные звонки с любого устройства - стационарного или мобильного телефона, компьютера или планшета, находясь при этом в любой точке мира. Если бизнес не ориентирован на оказание консультационных услуг, благодаря облачной АТС предприятие может отказаться от содержания большого штата сотрудников, отвечающих на звонки в офисе. Но даже если главным подразделением компании является call-центр, подключение виртуальной АТС значительно снижает расходы на содержание телефонии, предоставляя при этом в пользование много полезных возможностей, таких как в сервисе «1АТС»: многоканальные номера, call-tracking, переадресацию звонков, автообзвон, callback и прочее. Эти и другие функции облачной телефонии многие предприятия уже давно оценили и ощутили их эффективность. Но каким компаниям и в каких видах деятельности лучше применять виртуальную телефонию?

От фрилансера до крупной компании

Виртуальную телефонию стоит внедрять на предприятиях разных масштабов: малых и крупных. Из большого количества функций облачной АТС всегда можно найти важные инструменты для своего бизнеса.

ВАТС с базовым функционалом отлично подходит индивидуальным предпринимателям, в деятельности которых поддержание стабильной связи с клиентами играет ключевую роль. Возможность быть на связи 24/7 из любого уголка мира позволяет не пропустить ни одного звонка. Такое преимущество виртуальной АТС предоставляется каждому пользователю. Даже если предпринимателю позвонили в нерабочее время, то можно настроить переадресацию на голосовую почту, включить автоответчик или использовать голосовое меню, чтобы клиент всегда мог получить обратную связь. Помимо всего этого для индивидуальных предпринимателей могут пригодиться и другие функции облачной IP-телефонии:

• использование детальной аналитики по звонкам;
• запись телефонных разговоров;
• конференц-звонки.

Стоит подчеркнуть и стоимость использования услуг. Например, самый простой тарифный пакет обойдется клиентам «1АТС» от 200 рублей ежемесячно. Такая цена за услуги продвинутой телефонной связи с рядом дополнительных возможностей для индивидуального предпринимателя более чем приемлема.

IP-телефонию используют и стартапы. Для них, в первую очередь, это экономия средств на оборудовании. Также у молодых компаний часто отсутствует помещение для ведения деятельности. И здесь облачные технологии позволят быстро и недорого организовать виртуальный офис для полноценной работы сотрудников из дома. Если выделять конкретные функции ВАТС, то для случая со стартапами полезной будет услуга единого корпоративного номера. Указывая на сайте компании или другом источнике привлечения клиентов не множество номеров, а один многоканальный телефон, можно организовать «умное» распределение звонков между удаленными сотрудниками. Для этого в облачной телефонии предусмотрена возможность настройки маршрутизации звонков между отделами и сотрудниками, IVR-меню. Также виртуальная АТС позволит в перспективе при создании новых подразделений компании легко и быстро включать их в единую корпоративную телефонную сеть, с помощью присвоения внутренних коротких номеров. Среди прочих преимуществ виртуальной телефонии для стартапов можно выделить:

• возможность оплачивать лишь тот набор функций, который действительно пригодится в работе;
• мобильность сотрудников;
• возможность интеграции АТС с CRM-системой для удаленного контроля внутренних процессов предприятия и работы с клиентами;
• стопроцентный дозвон в компанию благодаря переадресации вызовов.

При использовании услуг виртуальной IP-телефонии малыми предприятиями, в штате которых обычно до 10 сотрудников, будут полезны все вышеперечисленные функции. Применение их даже в таких небольших компаниях даст ощутимый эффект:

• оптимизация нагрузки на операторов и других специалистов повысит производительность;
• поможет сократить расходы на обслуживание нескольких телефонных линий;
• телефония посредством IP-сетей позволит быть на связи в любой точке мира, где есть доступ к Интернет;
• добавочные номера обеспечат быстрое соединение внутри сети и бесплатное общение между сотрудниками;
• внедрение CRM позволит руководству оперативно контролировать персонал.

Максимально ощутимую выгоду подключение виртуальной АТС принесет крупному бизнесу со штатом сотрудников от 50 человек. Характерным и относительно частым явлением для больших компаний является изменение масштабов деятельности: увеличение или сокращение штата, открытие или закрытие новых офисов, филиалов, оптимизация отдельных структур и другое. Облачная IP-телефония в таких случаях позволяет осуществлять различные манипуляции со схемой корпоративной телефонии: создавать новые группы сотрудников и изменять их для лучшего сценария распределения вызовов, добавлять в схему маршрутизации новых абонентов, отделы или даже филиалы в других городах и странах. Еще одним преимуществом использования виртуальной АТС при расширении крупных компаний, является возможность подключения виртуальных номеров различных регионов России. Если офис размещен в одном городе, а деятельность ведется в нескольких, то для увеличения доверия клиентов целесообразным будет подключение виртуальных номеров их регионов. ВАТС дает возможность масштабировать бизнес без значительных затрат, а главное - быстро. Также автоматизация работы в значительной степени повысит производительность. Такая услуга, как автоматический обзвон позволит в короткие сроки и без привлечения операторов проинформировать большое количество абонентов, будь то постоянные или потенциальные клиенты. Назначение ролей в схеме маршрутизации звонков даст возможность распределять и контролировать нагрузку на сотрудников. Интеграция CRM с виртуальной АТС поможет операторам быстро сохранять информацию о клиентах, и в дальнейшем с легкостью оперировать ею. А система call-tracking автоматически определит эффективную рекламу. Эти и другие автоматизированные процессы на базе облачной АТС в крупных фирмах дают очень ощутимый эффект относительно производительности, скорости получения и точности данных, экономии ресурсов, что в итоге положительно сказывается на прибыли.

Возможности облачной АТС для разных видов деятельности

Сейчас во многих видах бизнеса используется облачная телефония:

• интернет-магазины;
• юридические, банковские, финансовые организации;
• медицинские учреждения (лаборатории, поликлиники, клиники);
• охранные агентства;
• службы такси и другое.

Например, для интернет-магазинов и компаний, предоставляющих различные услуги, можно выделить такую функцию виртуальной АТС, как callback. Этот виджет выводится на страницах сайта, и с его помощью посетители могут заказать обратный звонок. Виджет уже давно используется многими онлайн-площадками, поскольку зарекомендовал себя как инструмент повышающий конверсию сайта. У компаний, продающих товары или услуги, всегда проводятся акции, появляются скидки на продукцию, и уведомить о них поможет автоматическая система обзвона. С помощью нее огромная клиентская база будет уведомлена о проведении тех или иных мероприятий.

Относительно банковских, коллекторских и других финансовых организаций применение виртуальной АТС обеспечивает важную составляющую для подобного рода деятельностей - хранение и конфиденциальность определенных данных клиентов. Защита от злоумышленников некоторой сохраненной информации, телефонных разговоров достигается за счет дата-центров, в «1АТС» - это сертифицированный по высшему международному разряду Tier III. Использование таких центров обработки данных повышает доверие к компаниям. А полностью или частично автоматизировать запись информации о клиентах, их звонках, заявках и быстрое взаимодействие с такого рода данными, сотрудникам компаний позволяют упомянутые ранее системы управления взаимодействиями с клиентами, интегрированные с облачной АТС. Использование виртуальных прямых городских номеров частными юристами помогает клиентам дозвониться к ним, даже если те не находятся на рабочем месте. Достигается такая возможность за счет переадресации звонков на мобильные, домашние телефоны и софтфоны. Данная функция исключает потерю важных клиентских звонков, помогает вести статистику обращений. Также услуга переадресации вызовов удержит на линии звонящих в данный момент абонентов, даже если все телефоны заняты, и распределит вызовы по ранее заданному алгоритму между специалистами. Услуга создания групп сотрудников и голосовое меню будут полезны юридическим компаниям, в которых несколько узконаправленных специалистов. Представим ситуацию, когда звонит клиент по конкретному вопросу. Очень удобно если в голосовом меню у него будет возможность сразу связаться с нужным сотрудником или отделом:

• разрешение споров - нажмите 1;
• административные правонарушения - нажмите 2;
• и т.д.

Спорные ситуации с самими клиентами удобно решать благодаря записанным телефонным разговорам, хранящимися в облачной АТС. Банковские и другие финансовые организации при помощи записи диалогов по телефону смогут контролировать соблюдение специалистами финансовой тайны.

Для медицинских учреждений использование виртуальной АТС тоже дает свои преимущества. Создание личного кабинета сотрудника позволяет настраивать расписание приема звонков. Например, принимать вызовы на один телефон в рабочее время, на другой - вечером, ночью или в выходные. В таком случае переадресация автоматически перенаправит звонок на нужного медицинского специалиста: окулист, хирург, стоматолог будут принимать звонки только от своих профильных пациентов. Автоответчик проинформирует о графике работы врача, а IVR-меню предложит записаться на прием в любое удобное время. Услуга конференц-связи поможет медикам, находящимся в разных местах, проводить совещания по различным вопросам. В переговорах будут участвовать исключительно приглашенные на телефонную конференцию, а информация из виртуальной комнаты не будет доступна посторонним. С компанией «1АТС» сотрудникам клиник будет легко общаться друг с другом, поскольку технология FMC объединяет фиксированную и мобильную связь с общим планом короткой нумерации, и дает возможность связываться внутри корпоративной сети быстро и бесплатно. Даже если один врач находится вне клиники, например, за границей - другой всегда сможете дозвониться к нему по добавочному номеру.

Виртуальная IP-телефония нужна службам такси не только для приема и совершения звонков, но и для подмены номеров водителей на единый определяемый номер сервиса. Это сохраняет клиентскую базу от конкурентов, защищает персональные данные сотрудников. Услуга многоканального телефонного номера позволит не упустить не один заказ, а функция записи разговоров по телефону поможет контролировать поведение сотрудников при общении с клиентами. Виртуальная телефония улучшит работу диспетчеров, водителей, а также станет отличной базой для решений по спорным вопросам.

В статье приведена лишь незначительная часть аргументов, почему именно вашему бизнесу нужно подключить облачную АТС. О ее плюсах и примерах использования в разных видах бизнеса можно писать много. Преимущества использования виртуальной АТС малыми и крупными интернет-магазинами, юридическими организациями или частными юристами, другими предприятиями или организациями - не оспоримы. Облачная АТС от «1АТС» с большим количеством функций, описанных в данной статье и рядом других, в короткие сроки покажет свою эффективность, со значительным плюсом превзойдет затраты на ее внедрение и содержание в любой компании.