Как перейти к новому провайдеру IP-телефонии без последствий для бизнеса

Современные реалии ведения бизнеса вынуждают компании внедрять новые технологии, открывающие большие возможности. Это касается всех бизнес-процессов, а также коммуникации с клиентами, партнерами и между сотрудниками. Безусловно, интеграция в корпоративную телефонную связь новых технологий требует от операторов предоставления услуг телефонии должного уровня. Городская связь устаревает, становится дороже в настройке и обслуживании, а ее возможности сильно отстают от современных технологий. Сотовые операторы не могут предоставить полный объем услуг, который соответствовал бы нынешним требованиям бизнес-телефонии. Поэтому миграция к провайдеру виртуальной IP-телефонии является единым верным решением для эффективного ведения бизнеса.

Благодаря развитию цифровых решений, сегодня переход на IP-телефонию становится стандартом для крупных, средних и малых предприятий. Облачные VoIP решения обеспечивают меньшие затраты на телефонную связь, высокое качество телефонных услуг и безопасность деловых коммуникаций.

Безопасен ли для бизнеса переход к другому провайдеру IP-телефонии

Обычная замена телефонного номера или переход от одного сотового оператора к другому может обернуться для компании трагедией. И не важно, крупный это бизнес или малое предприятие. Можно в короткие сроки потерять наработанную годами клиентскую базу, а непродолжительное отсутствие связи с компанией негативно скажется на звонках новых клиентов, которые не смогут дозвониться в офис. Ко всему прочему могут нарушиться бизнес-процессы включающие в себя общение между сотрудниками, партнерами. Достаточно представить, что один из поставщиков вовремя не был проинформирован о смене номера и не может связаться с компанией: сроки поставок сорваны, продукция или услуги не предоставлены клиентам вовремя.

Неблагоприятная ситуация, скорее всего, сложится при внедрении аппаратной офисной АТС. Монтаж, подключение и настройка оборудования могут образовать простои, то есть промежутки времени, при которых в компанию никто не дозвонится.

Но при переходе к провайдеру облачной IP-телефонии все обстоит по другому, а риски для бизнеса сведены к нулю. При интеграции виртуальной телефонии не будет простоя, а миграция с городской, сотовой связи или другого провайдера ВАТС обойдется без последствий.

Стоит отметить важный момент. При переходе на виртуальную АТС интегрированные ранее системы, такие как CRM, ERP, а также другой софт, без проблем внедряются в новую корпоративную телефонную связь благодаря открытому API. Данную услугу предлагают большинство операторов ВАТС, в том числе и 1АТС.

Выводы из вышеперечисленного:

• переход на нового провайдера облачной АТС осуществляется с любой телефонии;
• при миграции отсутствует простой;
• есть возможность сохранить старый номер;
• возможна интеграция существующих автоматизированных систем и другого программного обеспечения, приложений.

В конечном итоге бизнес получает недорогую телефонную связь, регулярное и качественное предоставление услуг, безопасность коммуникации. Далее подробно обо всем этом.

Что нужно для подключения к оператору облачной АТС

Понимание того, как происходит миграция на виртуальную IP-телефонию и что для этого нужно, решает половину задачи. Видя всю картину данного процесса, проще решиться на переход. Но для начала рассмотрим шаги, которые необходимо выполнить перед подключением к новому провайдеру.

Перед обращением к оператору необходимо продумать определенные моменты, а также подготовить список вопросов. Это исключит неожиданные ситуации, например, возникшие дополнительные затраты.

Бюджет и другие расходы

При планировании перехода всегда необходимо учитывать финансовую составляющую данного шага. В первую очередь стоит рассчитать все инвестиции и существующие риски, связанные с дополнительными расходами. Несмотря на то, что облачные VoIP технологии значительно сокращают платежи за связь, нужно учесть, что ежемесячно потребуется оплата тарифа, и, как правило, провайдеры предлагают три основных пакета, в которые входят большинство услуг. Некоторые услуги могут быть платными, например, виртуальные номера. Поэтому необходимо выяснить у оператора, сколько будет стоить ежемесячное поддержание такого номера. Кроме того, уточнить несколько технических моментов:

• сколько линий для одновременных входящих звонков выделяется для этого номера;
• будет ли их хватать для организации входящей связи;
• можно ли отправлять исходящие вызовы, чтобы звонки уходили во внешнюю телефонную сеть со старым номером компании, если это необходимо.

Что касается других расходов, то, как преимущество, ВАТС не требует приобретения дополнительного дорогостоящего оборудования, не нужно платить за само подключение, а для настройки и дальнейшей эксплуатации АТС не нужны специалисты - все могут выполнять обычные сотрудники.

Выбор необходимых функций и возможностей

Перед подключением и выбором тарифного плана нужно продумать, какой набор функций необходим бизнесу. Ведь каждый из пакетов может включать в себя разные опции, а также иметь определенные ограничения, например, количество принимаемых звонков на один номер, бесплатные минуты на разные номера и прочее.

Если говорить конкретно про функции, то обычно в базовые тарифные пакеты входят:

• переадресация вызовов;
• голосовая почта;
• запись телефонных разговоров;
• видеоконференции;
• черные и белые списки.

Со всем набором услуг всегда можно ознакомиться на сайте того или иного провайдера и это лучше сделать до перехода на его телефонию.

Процесс миграции

Если оператор IP-телефонии выбран, то необходимо у него поинтересоваться, как будет происходить миграция. Как правило, переход на виртуальную АТС у большинства известных провайдеров происходит плавно и без простоя. Сама миграция может иметь несколько основных этапов:

• регистрация;
• перенос старого телефонного номера компании в новую систему;
• подключение оборудования, например, аппаратные SIP-телефоны.

Перед или сразу после подключения, для сотрудников, которые будут иметь доступ к личному кабинету ВАТС, можно провести небольшую подготовку. Все-таки новая телефонная система. Заблаговременное ознакомление с основными настройками обезопасит компанию от нежелательных ситуаций. Для этого на сайтах провайдеров есть инструкции.

Оборудование и его совместимость

Для осуществления звонков посредством облачной IP-телефонии нужны аппаратные SIP-телефоны или SIP-клиенты. Первые устройства некоторые операторы предоставляют своим клиентам, а программные телефоны можно скачать в сети Интернет. Но что если в компании используются аналоговые телефоны? В таком случае потребуются VoIP-шлюзы. Это необходимый набор оборудования и приложений, о наличии которого нужно позаботится при переходе на виртуальную АТС.

Скорость и пропускная способность сети Интернет

Всем известно, что VoIP-технология использует для передачи голосовых данных Интернет. Поэтому доступ к нему должен иметь необходимую пропускную способность и скорость передачи данных. Недостаточные показатели этих параметров приведут к ухудшению качества связи, а также могут стать причиной длительного простоя при миграции на IP-телефонию. Во избежания данной проблемы рекомендуем прочитать статью «Какая нужна скорость интернета для IP-телефонии».

Обеспечение бесперебойным источником электроэнергии

Перебои с подачей электричества являются потенциальной проблемой для облачных технологий, и используя в компании облачную АТС нужно учесть тот факт, что при отсутствии электроэнергии связи не будет. Поэтому будет правильным решением позаботиться о бесперебойном источнике питания. Но на крайний случай технологии ВАТС позволят переадресовывать звонки на сотовые номера или софтфон, установленный на смартфоне.

Как осуществляется переход к новому оператору облачной АТС: от теории к практике

Выше было описано все то, что необходимо учесть при подключении к провайдеру IP-телефонии. Сейчас рассмотрим, как происходим сам переход, какие тонкости существуют и на что обязательно нужно обратить внимание как при миграции, так и в процессе эксплуатации облачной АТС. Следующие шаги и рекомендации максимально подробные и достоверные, поскольку составлены исходя из личного опыта специалистов компании 1АТС.

Последовательность действий и сроки подключения

В первую очередь разберем последовательность действий обеих сторон: нового провайдера и компании, которая желает к нему перейти. Практически во всех случаях подключение осуществляется стандартным образом, то есть в режиме самообслуживания посредством веб-интерфейса. Если компания или частное лицо еще не являются клиентами 1АТС, то им необходимо зарегистрироваться на сайте. Для этого нужно внести все данные для легального использования виртуальной IP-телефонии и пополнить лицевой счет. Далее настроить необходимую схему маршрутизации звонков внутри компании. После чего для ее тестирования можно использовать бесплатный виртуальный номер от 1АТС. Убедившись, что все работает корректно, необходимо зайти в раздел личного кабинета «Тарифы и услуги», найти блок «Подключение номеров другой телефонии» и добавить в него действующий телефонный номер компании, используя SIP-настройки выданные другим оператором. При некорректно введенном логине, пароле или адресе SIP-сервера стороннего оператора, номер может не подключиться с первой попытки. Необходимо внимательно перепроверять все внесенные данные. При нескольких попытках использования неправильного логина или пароля (обычно 3-5 раз), оператор выдавший номер может на время заблокировать учетные данные и придется обращаться в его техническую поддержку с просьбой разблокировать аккаунт. И только после этого можно повторно подключить номер к сервису 1АТС. Если все заполнено верно, то через несколько минут старый номер будет подключен к серверу облачной АТС и станет доступен для использования в схеме телефонии.

Помимо подключения существующего номера компании к предварительно настроенной схеме маршрутизации, можно создать отдельную схему распределения звонков приходящих на данный телефонный номер. При переходе на платформу ВАТС компаний с большим количеством сотрудников и, соответственно, внутренних линий со сложными схемами маршрутизации звонков, 1АТС оказывает помощь в первичной настройке виртуальной АТС, а стоимость работ оценивается индивидуально в зависимости от сложности технического задания.

Обычно переход от сотовых операторов или других провайдеров IP-телефонии на 1АТС занимает не более десяти минут. Это время необходимое для самостоятельной настройки в личном кабинете. В нестандартных случаях может потребоваться до одного рабочего дня. Если предварительно настроить в личном кабинете схему телефонии и после этого подключить номер стороннего оператора к сервису 1АТС, то простоя практически не будет. Уже начатые звонки будут завершены с использованием старого оператора, а все новые - придут на облачную АТС.

Особенности перехода на виртуальную IP-телефонию со старым номером

Сохранить при миграции существующий номер компании, который знают все клиенты и партнеры, это эффективное решение. Но нужно учитывать некоторые моменты.

Важно знать, что переход со своим номером возможен только от оператора связи, который предоставляет услуги IP-телефонии по протоколу SIP. Продвинутые сотовые операторы могут переадресовать звонок по SIP-протоколу. А вот получить номер по технологии VoIP от оператора городской сети или со старой аппаратной офисной телефонной станции практически невозможно, лишь только при использовании специального оборудования: FXO-шлюза, либо дополнительного модуля к станции.

К тому же, у компании появятся дополнительные затраты на поддержку телефонного номера у стороннего оператора. Это может быть минимальная абонплата за номер, при условии, что исходящие звонки не будут направляться на данного оператора.

Необходимо понимать, что фактически старый оператор не передает новому провайдеру IP-телефонии свою номерную емкость. Это возможно только в очень редких, исключительных случаях при сильном желании абонента и согласия оператора. Но, как правило, они не передают свои номера другим провайдерам, а законодательно данный процесс налажен только между сотовыми операторами, но не операторами стационарной связи.

Как говорилось выше, перейти на платформу виртуальной АТС можно со своим номером. Но правильной стратегией, если это не эксклюзивный номер с красивой комбинацией цифр, будет плавный переход в течение 2-3 месяцев на виртуальные номера ВАТС. В таком случае можно постепенно проинформировать об этом всех своих клиентов и партнеров посредством сообщения в голосовом меню, автоинформатора, автоматического обзвона.

Разобрав детально все этапы перехода на примере провайдера корпоративной IP-телефонии от 1АТС видно, что современные технологии и опыт специалистов позволяют произвести данный процесс быстро, качественно и без негативных последствий для бизнеса.