Как организовать виртуальный офис

Все имеет тенденцию к развитию, совершенствованию. Это не обходит стороной и ведение бизнеса, в целом или в конкретных его мероприятиях. Современные технологии уже давно позволяют выполнять значительную часть работы удаленно. Очевидно и бесспорно - это удобно и выгодно. Для компаний - возможность сэкономить на аренде помещений, привлечь к сотрудничеству специалистов из других городов, стран и т.д. Для сотрудников - экономия времени на дорогу к месту работы, возможность сотрудничать с несколькими компаниями. И еще много преимуществ для обеих сторон. Но, если стал вопрос «Как организовать виртуальный офис?», то, явно, что плюсы ведения деятельности в виртуальном офисе уже определены.

В данной статье будут рассмотрены ситуации, когда действительно стоит переводить бизнес в виртуальный офис и как это правильно сделать.

Когда нужен виртуальный офис

Виртуальный офис - это единое информационное пространство, состоящее, как правило, из нескольких удаленных рабочих мест, оснащенных облачными приложениями для полноценного ведения бизнеса. В каких же случаях и каким компаниям может потребоваться организация такого офиса?

Малые предприятия с ограниченным бюджетом

Виртуальный офис просто находка для молодых предприятий, ведь в таком случае не придется тратиться на аренду помещения, закупку необходимой мебели и дорогостоящего оборудования. При этом также можно сэкономить на обслуживающем персонале: администрирование, обслуживание оборудования и другие плановые работы выполняются централизованно операторами виртуального офиса.

Деятельность на региональных или международных рынках

Подойдет виртуальный офис и для тех компаний, которые имеют филиалы в других городах и странах, либо же только планируют открытие представительств. Посредством такого решения можно проводить онлайн-конференции, презентации и оставаться всегда на связи в любой точке планеты.

Компании с удаленным штатом сотрудников

Удаленная работа в последнее время становится все более популярной, поэтому на сегодняшний день в компаниях все больше можно встретить сотрудников, работающих вне офиса. Бывает также, что фирма пользуется услугами фрилансеров. Создание виртуального офиса в таких случаях позволит эффективно настроить коммуникации с центральным офисом, проводить совещания, и даже при желании организовать онлайн-обучение.

Предприниматели в постоянных разъездах

Услуга виртуального офиса будет актуальной и для предпринимателей, которые часто бывают в разъездах, командировках и редко находятся на рабочем месте. Переадресация звонков со стационарного телефона компании на мобильный сотрудника позволит принимать вызовы в любом месте вне офиса и всегда быть на связи.

Срочное открытие бизнеса

Воспользоваться услугой виртуального офиса можно и в тех случаях, когда необходимо быстрое развертывание предприятия, а времени на поиск помещения, подключение телефонных линий, закупку серверов и персональных компьютеров нет. Развернуть виртуальный офис можно в течение нескольких часов. Особенно актуально это в том случае, если компания в дальнейшем планирует расширяться и открывать офисы в других городах и странах. Таким образом можно объединить все удаленные офисы в единую инфраструктуру.

Принципы организации труда в виртуальном офисе

Организовать работу в виртуальном офисе не сложнее, чем в реальном. Для этого существует ряд основных мероприятий, с помощью которых сделать это не составит никакого труда. Рассмотрим каждое из них подробнее.

Планирование

Как и в реальных офисах, важно любой проект разбить на определенные задачи, каждую из которых закрепить за конкретным сотрудником, установить оптимальный срок ее выполнения.

Контроль выполнения задач

В командной работе задачи чаще всего взаимосвязаны. Информация об их выполнении должна быть доступна всем участникам того или иного проекта. В противном случае возможное затягивание выполнения определенных работ приведет к срыву сроков сдачи проекта. Посредством виртуального офиса каждый сотрудник фирмы в любой момент может посмотреть на каком этапе находится конкретная задача и за кем именно она закреплена. Планирование и контроль, в таком случае, выполняется с помощью CRM-систем.

Постоянная связь в течение рабочего времени

Немаловажным фактором в работе является коммуникация сотрудников, завязанных в текущем проекте или в деятельности предприятия в целом. Способами коммуникации в виртуальном офисе могут выступать звонки (как между двумя абонентами, так и конференц-звонки), переписка в чатах и т.д.

Что нужно для создания виртуального офиса

Для организации виртуального офиса можно воспользоваться одноименной услугой, которую предлагают компании-провайдеры. В этом случае за определенную ежемесячную плату предоставляется уже готовый набор бизнес-приложений, наиболее востребованных в любой сфере деятельности. Второй вариант - создать удаленный офис самостоятельно. Для самостоятельной реализации вышеперечисленных принципов организации труда в виртуальном офисе потребуется следующее.

Помещение

Как бы странно это ни звучало, но даже для виртуального офиса понадобится реальное помещение. Именно оттуда будет происходить управление компанией и всеми ее сотрудниками. По сути, в этих целях можно использовать и собственную квартиру, однако специально-отведенное помещение для главного офиса значительно повышает самоорганизацию и доверие клиентов. Само собой разумеется, что такое помещение необходимо оборудовать оргтехникой: компьютером, ксероксом, сканером, принтером, телефоном и так далее.

Разработка сайта

На сегодняшний день продвижение компании или ее продуктов через интернет - наиболее актуальный и эффективный способ. Поэтому при развертывании виртуального офиса, впрочем, как и реального, в первую очередь необходимо разработать сайт. С его помощью можно привлечь множество клиентов, найти партнеров.

Облачная IP-телефония

IP-телефония - один из важных элементов виртуального офиса. С ее помощью организовывается, стабильная связь между сотрудниками, обеспечивается качественная коммуникации с клиентами и партнерами. Наиболее востребованными функциями облачной телефонии для удаленной работы являются следующие:

• конференц-связь - позволяет проводить онлайн-совещания с любым количеством сотрудников, где бы они не находились;
• виртуальные номера - возможность быстрого подключения городских, федеральных, коротких и красивых номеров;
• многоканальность - установка нескольких телефонных соединений с использованием одного номера - клиент никогда не услышит сигнала «занято», его звонок не останется без ответа;
• различные варианты переадресации и прием звонков на разные устройства - все это позволяет сотрудникам быть всегда на связи: переадресация с городского номера на сотовый телефон, перенаправление вызова клиента на конкретного менеджера или IVR-меню, грамотная настройка очереди звонков;
• защита данных - все данные компании находятся в безопасности, так как хранятся на облачных ЦОДах используемых провайдерами, а их прием и передача осуществляется с помощью зашифрованного VPN-канала.

Системы контроля

При работе в виртуальном офисе необходимо контролировать не только выполнение задач сотрудниками, а также их взаимоотношения с клиентами. В этих целях часто выполняют интеграцию CRM-системы с IP-телефонией. Это позволяет руководителям ставить задачи, отслеживать их выполнение в режиме реального времени, прослушивать телефонные звонки онлайн или в записи, просматривать историю переписки сотрудника с клиентом или статистику по активности каждого сотрудника. Все это в значительной степени повысит эффективность работы, выявит недобросовестных сотрудников или поспособствует поощрению лучших, поможет найти слабые места в цепочке продаж.

Стандартные офисные приложения

Для полноценной работы виртуального офиса понадобится набор стандартных онлайн-приложений, наиболее популярными из которых, предлагаются компанией Google:

• приложения для общения и переписки - Gmail, Calendar, Hangouts;
• офисные приложения - Docs, Sheets, Forms, Slides, Sites;
• приложение для хранения документов - Drive;
• администрирование - Admin, Vault.

Конечно же, все они имеют аналоги.

Юридическая сторона вопроса

Перед запуском виртуального офиса необходимо убедиться в наличии всех необходимых документов, акцентируя внимание на:

• лицензию на ведение предпринимательской деятельности;
• различные справки о прохождении проверок;
• налоговую документацию - идентификационные номер и другое.

Сколько будет стоить создание виртуального офиса

Стоимость организации виртуального офиса напрямую будет зависеть от входящих в эту услугу функций. Предоставление доступа к офисным приложениям Office 365 обойдется примерно в 350 - 1500 рублей в месяц, в зависимости от включенного в функцию пакета интернет-трафика. Если понадобится развертывание полноценного колл-центра с использованием виртуальных номеров, то это будет стоить в районе 2500 - 8000 рублей в месяц. Подключение облачной АТС, например, 1ATS, с возможностью использования некоторых ее функций - от 200 рублей в месяц.

Стоит учесть аренду помещения, если таковое потребуется для оборудования, стоимость самого оборудования, обеспечивающего работу виртуального офиса. И конечно же учесть расходы на разработку сайта компании.

Это общий, средний набор инструментов, сервисов и требований, с которым можно будет начать полноценную работу виртуального офиса.

Какие проблемы могут возникнуть

Говоря более широко о преимуществах виртуального офиса, можно добавить:

• повышение продуктивности работников, за счет возможности работы в удобное для них время;
• отсутствие у сотрудников временных и финансовых затрат на дорогу в офис и обратно;
• возможность рационального распределения времени между семьей и работой;
• снижение текучести кадров - как правило удаленные работники реже увольняются по собственному желанию;
• меньшее количество больничных - работа дома снижает риск сезонных заболеваний;
• большой выбор кандидатов - можно найти сотрудника в любой точке планеты.

Но виртуальный офис имеет также и ряд недостатков, которые могут возникнуть в процессе работы и которые нужно заблаговременно учесть:

• снижение мотивации сотрудников, за счет низкой вероятности продвижения по карьерной лестнице;
• недостаток социального взаимодействия;
• снижение продуктивности, за счет отсутствия мотивации от начальства;
• возможные риски непонимания между коллегами, как следствие общения посредством переписки в мессенджерах;
• существенная зависимость от техники;
• чувство одиночества и изоляции - не каждый человек готов психологически к удаленной работе.

Однако все эти недостатки поправимы, если своевременно их выявлять и уметь устранять. А это стоит того, поскольку при высокой конкуренции, которая характерна для современной коммерческой деятельности, важно использовать новейшие методы и технологии.