Полезные сервисы для удаленной работы

Сегодня все больше предприятий и отдельных специалистов полностью или частично начинают работать в удаленном режиме. Благодаря развитию технологий, удаленная работа перестала быть чем-то невозможным и для крупных компаний. Даже банковская отрасль может похвастаться возникновением онлайн-банков, где не требуется заполнять традиционную кипу бумаг, что уж говорить о таких сферах, как торговля или предоставление определенного рода услуг. Множество облачных сервисов призваны обеспечивать дистанционную работу целого штата сотрудников, давать им удаленный доступ к синхронизированному хранилищу информации с любого устройства и из любой точки мира.

В данной статье будут рассмотрены основные и наиболее известные, проверенные временем онлайн-сервисы и другие приложения, которые помогают качественно и своевременно дистанционно выполнять должностные обязанности.

Сервисы и программы для связи

В удаленном режиме работы, как и в обычном, важное место занимает деловое общение сотрудников друг с другом, с клиентами и партнерами. Оно может осуществляться в виде текстовых сообщений, голосовой или видеосвязи. Процесс коммуникации в коллективе, и не только, должен быть качественным, максимально удобным и недорогим, для чего используют различные мессенджеры, софтфоны, виртуальные АТС.

Наиболее известный мессенджер - Telegram. Он простой и удобный, бесплатный, популярный. Позволяет обмениваться сообщениями и файлами, совершать звонки. Минусом является отсутствие возможности проводить видеоконференции. Функция совершения видеозвонков доступна в подобных приложениях: Skype, Zoom, GoToMeeting. Zoom позволяет безопасно организовывать видеовстречи, обмениваться файлами, производить записи разговоров. Бесплатная версия программы поможет провести 40-минутную конференцию со 100 участниками одновременно. Платная версия снимает временные и количественные ограничения.

Софтфоны заменяют аппаратные IP-телефоны, позволяют осуществлять звонки через Интернет. Так званные программные телефоны устанавливаются на компьютеры, смартфоны, оснащены удобным интерфейсом. Основная польза от таких программ для удаленной работы, это возможность использовать их в качестве абонентского оборудования в облачных системах IP-телефонии. Наиболее популярными софтфонами являются X-lite, Blink. X-lite удобен в использовании, имеет бесплатную версию с базовым набором функций и платную, поддерживающую протокол ХМРР. У продукта есть версии, работающие на мобильных телефонах и компьютерах. Blink, отличающийся поддержкой только SIP-протокола, предоставляет возможность обмениваться с собеседниками файлами или демонстрировать им свой рабочий стол.

Виртуальная АТС это более профессиональный способ обеспечения компании связью при удаленном режиме работы. Представляет собой услугу, которая дает возможность совершать и принимать звонки, организовывать онлайн-конференции, устанавливать переадресацию вызовов на любые устройства по определенным алгоритмам. При использовании облачной АТС для предприятия, которое ведет свой бизнес дистанционно, подключаются виртуальные многоканальные номера. Одним из основных преимуществ услуги является бесплатное общение в сети и более надежная связь с клиентами и партнерами. Всеми перечисленными возможностями и другим востребованным в бизнесе функционалом обладает облачная АТС от 1ATS. Провайдер предлагает бесперебойную, качественную и безопасную связь. Минимальная плата за использование услуги составляет 200 рублей в месяц. Также есть возможность бесплатного тестирования сервиса.

Сервисы для работы с файлами

В ходе удаленной работы важным аспектом является возможность доступа к общим корпоративным файлам: планам, презентациям и прочему. Это позволяет своевременно выявлять ошибки, просчеты, вносить коррективы по ходу выполнения поставленных задач. Отличными помощниками в этом вопросе выступают облачные хранилища, где все сотрудники могут размещать любые типы файлов в общем доступе. Среди таких сервисов стоит выделить топ самых популярных:

• Яндекс.Диск - облачное хранилище файлов, построенное по принципу синхронизации данных с различных устройств, предоставляет в бесплатное пользование 10 Гб пространства;
• Google Drive - сервис, позволяющий хранить и обмениваться в облаке файлами разных размеров, предоставляет в бесплатное пользование 15 Гб облачного пространства;
• Dropbox - аналогичный сервис, к которому возможен доступ с любого устройства - компьютера, смартфона, планшета.

Облачные офисные приложения

На любом предприятии работают с документами и таблицами, поэтому виртуальные сервисы Docs и Spreadsheets от Google будут как нельзя кстати. Docs позволяет удаленным сотрудникам видеть, редактировать и комментировать один и тот же документ, а также задавать и разъяснять любые вопросы в рассматриваемом файле. Spreadsheets представляет сервис по работе с таблицами, в которые можно удаленно вносить данные и производить вычисления, выгружать таблицы в форматах XLSX, CSV, OpenDocument.

Системы управления предприятием

При работе команды в удаленном режиме, руководителю важно знать, на каком этапе в тот или иной момент находятся все поставленные задачи, чтобы была возможность делегировать полномочия, скорректировать график, расставить приоритеты. В этом помогут такие полезные программы, как менеджеры задач (системы управления предприятием).

Среди топ-сервисов для работы на дому специалисты выделяют Todoist. Продукт обладает удобным интерфейсом с большим количеством меток, которые помогают сориентироваться в потоке задач. Здесь можно быстро добавлять и ранжировать по приоритетности дела, назначать для них исполнителей и выставлять дедлайны. Даже в бесплатной версии есть возможность работать сразу над 80 проектами, в каждом из которых может быть задействовано до 5 сотрудников. Платная подписка предоставляет доступ к расширенным функциям и полностью снимает все ограничения по количеству участников и проектов.

Программный комплекс Asana подходит для удаленной работы и разработки более сложного стратегического планирования. В программе можно структурировать задачи большим количеством способов, четко обозначать ответственных и контролировать ход их выполнения. В бесплатной версии можно работать командой до 15 человек с ограниченным функционалом. Платная версия позволяет производить продвинутый поиск, включает функцию временной шкалы и другие.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами

Автоматизация стратегий взаимодействия с клиентами, улучшение обслуживания клиентов путём сохранения информации о них и истории взаимоотношений с ними, оптимизация маркетинга, установление и улучшение бизнес-процессов и последующий анализ результатов - все это CRM. Такие системы стоят на вооружении большинства предприятий, подразумевают работу с удаленным доступом.

Например, в Битрикс-24 есть модуль CRM, включающий клиентский контакт-центр. Он позволяет автоматизировать процесс продажи, самостоятельно проводит клиентов по воронке, выстраивает дедлайны по задачам для менеджеров. Есть и аналоги Битрикс-24: RetailCRM, Planfix, AmoCRM и другие.

Основные преимущества CRM для предприятия заключаются в помощи ведения учета контрагентов и сделок по ним, напоминаниях менеджерам о звонках и встречах, автоматизации рутинных операций, что приводит к росту прибыли компании. Интеграция CRM-системы в облачную АТС, как это предусмотрено в 1ATS, позволит автоматически сохранять в базе любую контактную информацию о клиентах. Ни одна заявка не останется без обработки, любой менеджер может проверить, как проходили переговоры, каких договоренностей удалось достичь ранее и что нужно для успешной продажи в настоящее время по каждому контрагенту.

Онлайн-редакторы ментальных карт

Ментальная карта - схема для упрощения восприятия информации об идеях и процессах. В виде ментальной карты можно представить итог мозгового штурма, стратегию развития предприятия, план действий по проекту, поэтому ее составление так важно для фриланса и сотрудников при удаленной работе. Для создания и редактирования ментальной карты на помощь приходят различные онлайн-сервисы, среди которых стоит выделить MindMeister. Приложение снабжено массой инструментов, помогающих визуализировать любые данные. Здесь есть шаблоны, в которых без особых навыков можно составлять карты любого уровня сложности.

Аналогичным продуктом является Lucidchart - рабочее поле для создания ментальных карт, диаграмм, с удаленным доступом к ним сотрудников для ускорения и совершенствования рабочих процессов.

Сервисы для учета времени

Для достижения различных целей, будь то контроль сотрудников, вычисление эффективности работы команды или просто учет рабочего времени, используются тайм-трекеры. Примером является Timely. После подключения к нему основных корпоративных программ анализируются взаимодействие сотрудников в разрезе времени с той или иной программой, а результаты демонстрируются с помощью временной шкалы. Timely - универсальный планировщик без лишних функций, имеет бесплатную версию. Аналогичным продуктом является сервис Toggl, который способен функционировать как на Windows, macOS, так и на iOS или Android.

Другие полезные сервисы

Как в обычном режиме, так и в удаленном, не обойтись без продуктов облегчающих выполнение повседневной работы. К ним относятся канбаны, облачные заметки и инструменты для создания скриншотов.

Канбан представляет собой виртуальную доску, где поэтапно располагаются карточки задач - «Планируемое», «Завершенное», «В процессе» и прочие. С помощью канбана легко наглядно представлять рабочий процесс. Ярким примером эффективного канбана является сервис Trello. Здесь поэтапное ведение процесса представлено без лишних функций и сложных схем, поэтому разобраться с продуктом способен любой сотрудник.

Сервис заметок OneNote помогает сохранять в облаке короткие послания. Отличается интуитивным интерфейсом с четкой структурой, где все коллеги смогут быстро находить нужные им записи. Приложение позволяет редактировать тексты, поддерживает видео и аудиофайлы. Бесплатное пользование OneNote дает возможность работать с заметками на 5 Гб памяти, а платная подписка увеличивает объем до 1 Тб.

С помощью скриншота экрана можно выразить гораздо больше, чем многостраничным документом. При корпоративной работе важна экономия времени и простота донесения информации, поэтому облачный сервис LightShot, помогающий создавать скриншоты, востребован при удаленной работе. Сделав скрин, его тут же можно пересылать коллегам путем предоставления ссылки или через удобный мессенджер.

Конечно, предложенные в статье сервисы и программы не единственные и имеют аналоги. Для кого-то они будут полезными и удобными, кто-то в процессе удаленной работы выявит для себя лучшие инструменты. Но таким аспектам, как корпоративная связь, должно уделяться особое внимание еще на начальном этапе организации удаленного труда на предприятии любого масштаба. Именно поэтому компания 1ATS предлагает решения не только для крупных, но и небольших компаний, индивидуальных предпринимателей и стартапов.