Как виртуальная АТС помогает бизнесу экономить деньги

Рыночная экономика сегодня - это бушующий океан. Удержаться в нем на плаву способны далеко не все компании. Использование устаревших технологий и традиционных методов ведения бизнеса - это категорически не то, что способствует развитию деятельности. Понимая это, все больше руководителей ищут новые методики и технологии, которые позволяют повысить лояльность клиентов, помогают лучше контролировать продуктивность персонала и при всем этом еще и снизить расходы. Один из таких методов - использование возможностей виртуальной АТС.

Аналогом облачной АТС являются традиционные офисные автоматические телефонные станции. Но в отличии от АТС старого образца, современные намного проще в подключении, обладают более широким функционалом и плюс ко всему предоставляют бизнесу реальную выгоду в виде экономии денег.

Расходы на телефонную связь

Один из наиболее очевидных плюсов виртуальной АТС для бизнеса - снижение расходов на телефонную связь. ВАТС - это облачная технология, для пользования которой нет необходимости закупать много дорогостоящего оборудования. Обслуживание виртуальной телефонии обходится дешевле, чем сервис обычных АТС с множеством аппаратуры. В итоге провайдерам облачных АТС нет необходимости закладывать в свои тарифы стоимость техники. Как результат - более низкие цены на связь для клиентов.

При ее использовании, дешевле обходятся не только телефонные разговоры в пределах страны. Междугородние и международные звонки через облачную АТС в среднем стоят в 2-3 раза дешевле, чем при пользовании сотовой связью или стационарными телефонами. По некоторым международным направлениям разница в тарифах достигает 10 раз и больше. Таким образом, если офис с несколькими десятками менеджеров, пользуясь сотовой связью или услугами традиционной АТС, может тратить до 30 тысяч рублей ежемесячно, то с переходом на виртуальную телефонию расходы реально сократить даже до 5 тысяч рублей.

Также использование облачной АТС позволяет свести к нулю затраты на связь между сотрудниками филиалов компании, даже если они находятся в разных городах или странах, так как разговоры внутри корпоративной сети бесплатные. По этой же причине получается сэкономить на телефонных разговорах сотрудников, работающих удаленно или находящихся в командировке, в том числе за рубежом.

К непосредственной экономии на связи в облачной АТС можно отнести отсутствие большого количества оборудования. В отличие от виртуальной, офисная IP-АТС это всегда дополнительные расходы: покупка оборудования, оплата услуг специалистам за его подключение и настройку, последующая техническая поддержка. К тому же на все это обычно уходит немало времени. А для любого бизнеса время - это деньги.

Штат сотрудников

Виртуальная АТС - это реальная возможность снижения расходов на зарплату сотрудникам. Возможности облачной АТС позволяют автоматизировать некоторые рабочие процессы, что существенно сэкономит денежные средства.

Одной из таких возможностей облачной телефонии является автоответчик с переадресаций вызовов. Достаточно должным образом настроить систему, и она автоматически будет перенаправлять входящие звонки на нужный отдел или конкретного специалиста. Таким образом можно отказаться от услуг секретаря или администратора, который бы отвечал на звонки и в ручном режиме распределял их между сотрудниками компании. С задачей распределения звонков, а также с ответами на некоторые вопросы клиентов, хорошо справляется и IVR-меню, которое без участия человека поможет абоненту связаться с нужным отделом, оформить заказ и т.д. А это значительно экономит время специалистов.

Автообзвон - еще одна функция ВАТС, которая позволяет экономить трудовой ресурс компании. Обзвон клиентов с целью предоставления или получения определенной информации, сбор данных для последующей аналитики требует много времени. А если клиентская база большая, то для оперативного выполнения задачи потребуется задействовать много сотрудников. Более эффективная и экономически выгодная альтернатива - воспользоваться возможностями виртуальной АТС. В частности, настроить роботизированный обзвон клиентской базы. Таким способом можно не только донести определенную информацию к клиентам (голосовая рассылка), но и собрать интересующую аналитику (запись ответов).

Продуктивность персонала

Главная ценность любой компании - ее сотрудники. От продуктивности и эффективности их работы напрямую зависит успех всего бизнеса. Многие предприятия готовы тратить крупные суммы на HR-консалтинг, обучение персонала, повышение квалификации сотрудников. Но в компаниях с крупными колл-центрами бывает не так просто отследить качество работы каждого. А зачастую именно неквалифицированная консультация является причиной потери клиента.

Раньше продуктивность персонала контролировали методами кнута, пряника и строгого надзирателя. Современные руководители своим помощником в этом деле выбирают виртуальную АТС. Стандартный пакет виртуальной телефонии предусматривает автоматическую аудиозапись каждого телефонного разговора. Таким образом, прослушивая записи, можно проанализировать качество работы менеджеров, их стиль общения с клиентами, а также проверить, не занимают ли сотрудники корпоративную телефонную линию на решение личных вопросов. Если в ходе мониторинга были обнаружены недочеты в работе персонала, их можно оперативно исправить или отказаться от услуг недобросовестного работника.

Кроме того, использование облачной АТС «не привязывает» сотрудников к рабочему месту. Они могут отправляться в командировки, работать из дома или из другого филиала компании, и это не помешает им выполнять свои должностные обязанности.

Другие возможности виртуальной телефонии, которые позволяют повысить продуктивность работы персонала:

• многоканальные номера и переадресация позволяют максимально задействовать персонал и эффективно использовать человеческий ресурс;
• возможность проводить конференции с персоналом, работающим удаленно.

Отличный способ повышения продуктивности персонала - интеграция облачной АТС с CRM-системами. С помощью этой функции получится не только более эффективно выстраивать диалог с клиентами, но и максимально автоматизировать все важные процессы, исключив при этом ошибки, вызванные человеческим фактором. Интеграция CRM и ВАТС позволяет создавать обобщенные базы данных о клиентах, заявках и сотрудниках, что в результате облегчает разработку эффективных стратегий, которые помогут повысить продажи.

Такой симбиоз также позволяет:

• автоматически создавать базу данных о клиентах (каждый незнакомый входящий звонок фиксируется, а также записывается информация о потенциальном клиенте);
• хранить в одном месте всю информацию о каждом клиенте (наличие такой базы упрощает менеджерам поиск необходимых данных);
• еще до ответа на звонок получить информацию кто звонит и по какому вопросу (это позволяет сотруднику оперативно подготовиться к диалогу, что снизит риск потери потенциального клиента);
• сформировать индивидуальный подход к каждому клиенту (основываясь на информации, собранной о нем);
• вести детальную аналитику продаж от первого обращения клиента до заключения сделки;
• экономить время благодаря функции «звонок в 1 клик» (менеджеры ежемесячно тратят около 4 часов только на копирования номера телефона с сайта в программу для связи, а эта функция позволяет использовать трудовой ресурс более рационально).

Без потери клиентов

Самые распространенные ситуации, ведущие к потере клиента, это:

• занятая телефонная линия;
• менеджер отлучился с рабочего места и вовремя не ответил на звонок;
• звонок от клиента был в нерабочее время.

Умело используя возможности облачной АТС, получится минимизировать риск потери клиента. Одна из полезных функций виртуальной телефонии - автоматическое распределение входящих звонков между свободными менеджерами. Если правильно настроить систему, то клиент никогда не услышит короткие гудки и как результат - компания не потеряет продажи.

Возможности облачной телефонии позволяют делать переадресацию звонков из корпоративного номера на городской или сотовый менеджера. Данная функция может срабатывать, если корпоративный номер занят или отключен, если сотрудник отлучился с рабочего места или в течение продолжительного времени не отвечает.

Не потерять клиентов, которые позвонили в нерабочее время, также помогут возможности переадресации. Например, звонок может быть перенаправлен на личный мобильный менеджера или его домашний номер. При этом каждая компания может настроить сценарий переадресации по своему усмотрению.

Если переадресация на менеджера по каким-либо причинам невозможна, то специфика облачной телефонии позволяет задействовать возможности голосовой почты и IVR-меню. Таким образом клиент, следуя предложенной автоответчиком инструкции, сможет оставить заявку или получить нужную информацию.

Виртуальная АТС фиксирует все пропущенные. Проанализировав этот список, можно быстро совершить обзвон, а это верный способ сохранить клиента.

Еще одна функция виртуальной телефонии - обратный звонок (Callback). Используя этот сервис вместо традиционного бесплатного 8-800, также получится привлечь больше клиентов. Во-первых, данный сервис повышает статус компании в глазах потенциальных заказчиков. Во-вторых, это более удобно для клиентов.

Если вспомнить, что виртуальная телефония позволяет записывать разговоры, собирать и анализировать статистику, это можно использовать для изучения предпочтений клиентов, чтоб затем создать уникальные индивидуальные предложения. И это также отличный способ сохранить клиентуру.

Переезд компании и смена номера - прямой путь к потере клиентов. Этой проблемы не будет при использовании облачной АТС. Поскольку номера внутри виртуальной сети не имеют привязки к определенному адресу, а закрепляются за конкретным абонентом, то компания может сменить адрес или вообще отказаться от офиса, при этом сохранить связь с клиентами - облачная телефония работает из любой точки мира, где есть доступ к Интернет.

Не потерять клиента поможет и интеграция с CRM-системой, которая автоматически:

• фиксирует статус заявки;
• перенаправляет звонок на ответственного или уже знакомого клиенту менеджера;
• ставит отметки (перезвонить и т. п.).

Эффективность рекламы

Многим компаниям знакома ситуация, когда, несмотря на значимые суммы, потраченные на рекламу, шквала звонков от клиентов как не было, так и нет. Это может говорить о том, что бюджет распределен неправильно и реклама не работает. Понять, что было сделано не так поможет сервис виртуальной телефонии Call Tracking.

Данная технология позволяет фиксировать за каждым источником рекламы уникальный номер. Но когда потенциальный клиент набирает его, то система автоматически переадресовывает вызов на компанию, при этом фиксирует, из какого рекламного источника он поступил. Затем программа анализирует дальнейший ход сделки и составляет статистику об эффективности той или иной рекламы. Благодаря этой функции легко узнать, с какого рекламного источника пришел тот или иной звонок. В результате получится реально оценить эффективность рекламы и не тратить деньги впустую и, напротив, больше вкладывать в ту, которая дает результат.

Расширение бизнеса без особых затрат

Планируете расширение бизнеса с открытием новых филиалов или перемещением офиса в другой регион? Без использования виртуальной телефонии пришлось бы взять в аренду или купить помещение под офис, оборудовать его с соблюдением законодательства об охране труда, закупить всю необходимую технику.

Используя возможности виртуальной телефонии, менеджеры могут работать с клиентами любой точки мира прямо из дома или кафе. Таким образом можно создать даже всемирную сеть с минимальными финансовыми затратами.

Использование в бизнес возможностей облачной АТС позволяет некоторым компаниям увеличивать объемы чистой прибыли почти в 2 раза. Это получается за счет снижения ежемесячных трат на связь и оплату непродуктивным сотрудникам, а также благодаря повышению продаж. Если цель - развитие компании, увеличение продаж и сокращений трат, тогда виртуальная АТС - это то, что поможет бизнесу.