Вправе ли компании записывать телефонные разговоры с клиентами

При звонках в небольшие и крупные компании можно услышать голосовое сообщение о том, что разговор записывается или может быть записан с целью повышения качества обслуживания и т.д. Запись телефонных звонков помогает организациям и в решении других проблем в процессе взаимодействия с клиентами. Поэтому владельцы бизнеса все чаще прибегают к использованию такой услуги. Но перед подключением у некоторых возникает вопрос: на сколько законна будет запись телефонных разговоров с клиентами?

Прямого запрета записи телефонных разговоров сотрудников и клиентов фирмы ни в одном законе Российской Федерации найти сегодня нельзя. Однако законодательством определена ответственность за ряд действий в отношении получения, хранения и распространение информации, которые попадают под закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". К такой информации относятся сведения, представляющие коммерческую тайну, содержащие данные о частной жизни граждан или персональные данные. При принятии решения о записи чужих разговоров руководитель должен быть уверен в том, что способ получения, цель и использование сведений в результате не будут противоправными.

О законности таких действий и для чего может вестись запись телефонных разговоров компаний с клиентами предлагаем разобраться подробнее.

Что говорит закон РФ

В законодательстве России есть несколько правовых актов, регламентирующих законность записи телефонных разговоров граждан. Конституцией РФ закреплены права каждого гражданина на тайну телефонных переговоров и личную тайну. Ограничивать данное право может только решение суда (статья 23). Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются (статья 24).

В статьях 150 и 152.2 Гражданского кодекса РФ закреплено, что личная тайна принадлежит гражданину от рождения или в силу закона, ее нельзя отчуждать либо передавать другими способами. Запрещено собирать, хранить, распространять и использовать информацию о частной жизни гражданина.

В статье 9 пункте 8 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регламентируется запрет на требование от граждан предоставления информации об их частной жизни и получение таких данных помимо воли граждан, помимо случаев, предусмотренных в других законах. В части 1 статьи 63 Федерального закона «О связи» регламентируется гарантия тайны телефонных переговоров на территории РФ.

Ну и главным нормативно-правовым актом для регулирования правомерности записи телефонных разговоров в России выступает Уголовный кодекс РФ, статьи 137 и 138. В статье 137 предусматривается ответственность за сбор и распространение информации о частной жизни граждан без их согласия, а статья 138 как раз регламентирует ответственность за разглашение тайны телефонных разговоров. Часть 1 статьи 138 УК РФ говорит о том, что нарушение тайны телефонных переговоров граждан наказывается штрафом в размере до 80 тысяч рублей либо в размере заработной платы или иного дохода за период до 6 месяцев, либо 360 часами обязательных работ, либо исправительными работами на срок до 1 года. В части 2 статьи 138 УК РФ говорится о том, что за действия, названные в части 1 статьи 138, совершенные лицом с использованием служебного положения, штраф будет составлять от 100 до 300 тысяч рублей либо размер заработной платы или иного дохода нарушителя за период от 1 до 2 лет, либо его лишат права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет, либо привлекут к обязательным работам на срок до 480 часов, либо принудительным работам на срок до 4 лет, либо арестуют на срок до 4 месяцев, либо лишат свободы на срок до 4 лет.

Таким образом, компаниям, прежде чем записывать телефонные разговоры с клиентами, нужно определиться с законностью своих действий, а именно, с какой целью они хотят это делать, регламентировать особенности этого процесса и способы записи.

С какой целью записывают телефонные разговоры

Сегодня большинство компаний при записи телефонных разговоров сотрудников с клиентами могут использовать явный (открытый) или скрытый способы, цели которых отличны друг от друга, однако в любом случае должны документироваться в локальных нормативных актах организации.

При явной записи руководством компании преследуются следующие цели:

• фиксация информации по заказам, оформляемым в телефонном режиме;
• контроль качества обслуживания и профессионализма сотрудников;
• запись содержания важных бесед и переговоров;
• устранение телефонного хулиганства и прочее.

Инициатива скрытно записывать разговоры по телефону с клиентами часто принадлежит службам безопасности крупных фирм и индивидуальным предпринимателям. Подобный способ записи может использоваться в следующих целях:

• минимизация затрат на телефонию - выявление междугородних и международных звонков, которые не имеют отношения к деятельности фирмы;
• анализ использования сотрудниками рабочего времени - призван заставить некоторых сотрудников минимизировать личное общение в рабочее время;
• выявление сотрудников, которые не приносят дохода фирме;
• контроль лояльности работников;
• контроль соблюдения неразглашения коммерческой тайны.

Оба способа записи телефонных разговоров внутри организации могут быть востребованы в современных условиях и иметь под собой законные основания, которые заставляют руководство компаний прибегать к подобным мерам. Однако для записи разговоров по телефону сотрудников и клиентов без нарушения законов России нужно знать, как защитить интересы организации и при этом не нарушить права граждан.

Ниже приведены некоторые особенности, благодаря которым запись телефонных звонков внутри организации не будет классифицироваться законом как «вмешательство в личную жизнь» гражданина.

Как законно вести запись звонков с клиентами

Вопрос законности организации записи телефонных разговоров следует рассматривать отдельно в разрезе сотрудников предприятия и клиентов. Многие компании берутся записывать телефонные разговоры сотрудников с клиентами без предварительного уведомления о подобных действиях субъектов разговора. Законность подобных действий со стороны руководства организаций весьма сомнительна.

Для записи телефонных деловых разговоров работников организации обязательно нужно учесть два фактора:

• обязанностью руководства является уведомление сотрудников о записи их разговоров;
• информация, полученная в результате документирования телефонного общения работников и клиентов, не может распространяться третьим лицам, то есть о ее содержании не может знать никто, кроме самого сотрудника, проводившего беседу, и лиц, организовавших и прослушивающих запись разговоров.

Если руководство фирмы намерено вести скрытую запись разговоров, необходимо довести такую информацию до всех работников посредством информационных порталов, должностных инструкций или любым другим способом, поскольку конкретного правила уведомления сотрудников о прослушивании их бесед законодательством не установлено.

Обязательным условием проведения открытой записи телефонных разговоров сотрудников и клиентов в организации является информирование клиентов о «прослушке» до начала разговора с ними. Обычно таким способом записи пользуются в крупных сетевых компаниях, в банках, торговых сетях, фирмах по снабжению, в офисах сотовых операторов. Информирование обычно выглядит следующим образом. Клиент звонит в компанию и перед началом разговора включается автоответчик с записанным текстом: «В целях безопасности и совершенствования сервиса ваш разговор будет записан». Одно лишь такое сообщение при звонке в офис - и обвинить компанию в неправомерном сборе информации, то есть нарушении чьих-то прав, уже невозможно. Так реализуется право на запись рабочей беседы, при этом обе стороны разговора уведомлены (а значит, согласны) об этом и вероятнее всего не станут отходить от делового вектора общения.

Противоправные действия относительно записи разговоров по телефону

Законодательством России четко регламентированы действия, которые можно отнести к противоправным относительно записи телефонных разговоров с клиентами. Ответственность работодателя может наступить при прослушивании чужих телефонных бесед без уведомления сторон разговора, разглашении их содержания без согласия участников или решения судебных органов. Когда речь заходит о прослушивании, в первую очередь, подразумевается совершение такого действия с использованием специальных программ или устройств, называемых «жучками».

По законодательству программы, применяемые для скрытой записи звонков, представляют собой отдельную категорию специальных технических средств для негласного получения информации (СТС НПИ). К ним относятся и АТС, в том числе виртуальные. Лица, покупающие, продающие и эксплуатирующие СТС НПИ могут понести уголовную ответственность за противоправные действия. Руководству компаний, желающему использовать прослушку с использованием СТС НПИ в своих организациях, разрешено делать это при обязательном уведомлении сотрудников и клиентов о том, что все их разговоры будут записаны. Иначе данные действия подпадают под определение противоправных и могут наказываться Уголовным кодексом РФ. Однако противоправным действием является и случайное прослушивание чужого разговора (например, по громкой связи), если свидетель решит записать беседу или позднее ее обнародовать.

Важно знать, что не является противоправным самим записывать телефонный разговор - одному или всем участникам беседы. Противоправной запись может стать только тогда, когда разговор записывается и обнародуется лицами, не принимавшими в нем участия.

В современном бизнесе виртуальная IP-телефония и обычная является одним из главных каналов общения с клиентами. Запись телефонных разговоров при этом может помочь усовершенствовать обслуживание, предоставление услуг, продажу товаров, компаниями, улучшить рабочий процесс внутри организации, дать множество толчков к совершенствованию коммуникации с партнерами. Отказываться от такой опции в силу боязни попасть под уголовную ответственность совсем не обязательно, достаточно лишь учесть при организации записи несколько моментов:

1. Обязательно задокументировать и обосновать цели и необходимость для предприятия записывать разговоры по телефону, использовать полученные сведения только в том объеме, который отвечает этим целям.
2. Важно уведомить о записи участников телефонных разговоров.
3. Категорически нельзя допускать распространение полученной при записи информации среди третьих лиц.
4. Необходимо предоставить участникам разговора право на возражение против записи.

Внедрение в коммерческую деятельность запись телефонных разговоров сотрудников и клиентов закладывает крепкий фундамент для роста и процветания компании в будущем, а соблюдение Закона поможет избежать лишних проблем.