Методы борьбы с прокрастинацией у офисных сотрудников

Те, кого интересует данный вопрос скорее всего знакомы с той ситуацией, когда, например, менеджеры по продажам в рабочее время вместо выполнения плана занимаются сторонними вещами, которые не просто не связанны с основной работой, а часто не имеют какого-либо смысла. Например, времяпровождение в социальных сетях, YouTube, чтение новостей, частое распитие кофе и даже незамысловатые компьютерные игры.

Это все признаки прокрастинации. Такое состояние человека характеризуется неосознанным откладыванием выполнения той или иной работы, задач, а вместо этого время тратится на пустые дела. Иногда последнее сотруднику кажется даже очень нужным и наполненным смыслом. В итоге важные задачи переносятся и это грозит срывом планов, дедлайнов, несвоевременными отчетами.

В данной статье постараемся вкратце описать причины прокрастинации, как с ней бороться сотруднику, что делать в таком случае руководителю компании. Также выделим некоторое ПО и функции облачной АТС, которые будут полезны в решении данной проблемы.

Влияние прокрастинации на человека и последствия для бизнеса

Само это состояние уже свидетельствует о том, что у сотрудника психологические проблемы. Ко всему прочему, следствием такого могут быть снижение продуктивности и дальнейшее ухудшение психологического здоровья, например, стрессы, переживания из-за сорванных сроков, планов, в конечном итоге понижение самооценки. Если сотрудник долгое время не замечает за собой, что с ним что-то не так, то результат может быть печальный. Откладывание важных дел на потом может стать привычкой, что будет способствовать увеличению проблем как с психологическим и физическим здоровьем, так и в работе. А для коммерческих предприятий это снижение продаж товаров или услуг, несвоевременный обзвон клиентов или вовсе, их потеря. В конечном результате руководство компании вынуждено увольнять таких сотрудников.

Данная проблема имеет место не только в отделе продаж. Она присуща в основном офисным работникам и затрагивает отделы рекламы, снабжения, закупок, колл-центры и даже IT-специалистов.

Причины откладывания дел на потом

Корень проблем каждый человек должен находить в себе сам, поэтому рассмотрим лишь то, что предшествует прокрастинации.

Страх перед будущим, неудачей - одна из основных причин, когда сотрудники откладывают важные дела в долгий ящик. Это особенно проявляется, когда специалисту поручен важный проект или его часть. Например, в отделе продаж намечается важная сделка, и вовремя ее проработки у человека появляются мысли, что ничего не получится, что для него это будет ударом и он не оправдает ожидания руководства. В таком случае сотрудник начинает неосознанно тянуть время: придумывать бессмысленные задачи, которые бы откладывали, например, тот же решающий звонок клиенту, ведь позвонив ему можно услышать отказ. В конечном итоге откладывание выполнения основных задач к этому может и привести: клиент уйдет к конкурентам.

Другой причиной прокрастинации является перфекционизм. Он проявляется в попытках сотрудника достичь совершенства в своей работе, а особенно в мелочах: концентрация внимания на мелких деталях, игнорирование ограниченности во времени. Люди перфекционисты могут получать сомнительное «удовольствие» от крайних сроков выполнения работы. Они на подсознательном уровне убеждены, что чем больше давление обстоятельств, руководства, тем лучше будет результат.

Еще одна причина - самоограничение. В таком случае человек прокрастинирует из-за страха выделяться в коллективе, например, стать объектом критики, завышенных требований или зависти.

Существуют и много других факторов предшествующих ситуации, когда сотрудник всячески пытается оттянуть время выполнения поставленных ему задач:

• низкий уровень самоконтроля;
• непокорность, противоречивость, протестная реакция;
• различные тревоги;
• в принципе отсутствие мотивации.

Все случаи детально рассматривать и описывать не будем, это дело психологов. Но каждый руководитель отдела или даже компании должен понимать с чем имеет дело, и хоть немного ориентироваться в причинах проблем своих подчиненных. Также это будет полезно самим прокрастинаторам.

Рекомендации опытных сотрудников и психологов

Бороться с откладыванием работы, а точнее с глубокими причинами этого состояния, должен сам человек, а не его начальник. Но в любом случае можно со стороны минимально повлиять на решение проблем с прокрастинатором. И самое главное, что нужно помнить - запрещая перекуры, частое распитие кофе, социальные сети, YouTube во время работы или применяя систему штрафов, саму проблему не решить. Это лишь удерживает ее на стадии борьбы. Но многих такое положение дел устраивает. Не будем сейчас выяснять что правильно, а что нет, но рассмотрим некоторые советы психологов, которые помогают сотруднику не попасть на уловки сторонних мыслей.

Если человек понял, что у него личностные проблемы, что он прокрастинирует, то половина дела сделано. Начинать борьбу с откладыванием задач стоит с изучения проблемы, отлавливания и закрепление в сознании моментов прокрастинирования, анализа его причин и негативных последствий. А что касается непосредственно выполнения своих должностных обязательств, то следующие советы помогут искоренить плохую привычку:

1. Первое и главное: утро в офисе должно начинаться с работы. Не нужно его начинать с развлечений в виде YouTube, распития кофе в компании сотрудников. В последнем нет ничего плохого, но для человека ставшего на путь исправления, это лучше пока избегать.
2. Визуализировать в сознании задачи, которые необходимо решить. Выделить этапы, которые нужно выполнить в текущий день и расставить их приоритет выполнения.
3. Просто начинайте выполнять задачу и при этом дробите ее на небольшие этапы. Ничего не делая, а лишь воображая недостижимую цель, возникает тревога.
4. Сложную и работу не по душе нужно выполнять сразу. В таком случае она не будет омрачать настроение тревожными мыслями.
5. Не стремитесь к идеальным результатам. Не держите в голове мысли о том, что о вас подумают при плохом результате, а также не делайте целью похвалу от руководства и подобное. В каждый момент выполнения работы концентрируйтесь на правильности действий.
6. Установка дедлайнов для всех типов задач. Если у конкретной задачи нет четких сроков, она может выполняться бесконечно.
7. Используйте таймер, уведомления о приближении дедлайна, чтобы не концентрировать свое внимание на том, сколько времени осталось. Это поможет избежать тревогу. В этом плане для самого сотрудника и его руководителя, существуют полезные функции систем управления проектами (ИСУП), рабочим временем и персоналом (WFM), взаимоотношениями с клиентами (CRM). О некоторых из этих систем пойдет речь дальше в статье. О некоторых из этих систем пойдет речь дальше в статье.
8. Соблюдение трудового режима и отдыха. Заблуждение думать, что если работать без перерывов или сверх рабочего времени, то все обязательно получится. Если что-то тревожит или есть затруднения с выполнением конкретной задачи, то лучше сделать перерыв и все спокойно обдумать.
9. Появилась хорошая мысль в плане работы или вспомнили о мелком деле - нужно пойти и сделать.
10. Объективная оценка своих возможностей исключит ситуацию, когда накапливается много нерешенных задач.

И, главное, помните, для чего вы все это делаете.

Как облачные технологии помогают с прокрастинацией

Конечно, саму проблему такие технологии полностью не решают. Но они помогают в выявлении сотрудников, которые откладывают работу и занимаются посторонними делами, а также будут полезны им в борьбе с прокрастинацией.

Рассмотрим функции и опции некоторых систем, а также облачной АТС, которые будут полезны в решении рассматриваемой проблемы.

Технические способы контроля сотрудников

Наблюдать ход выполнения той или иной задачи, процесс работы, увидеть картину занятости сотрудника, и в итоге сделать соответствующие выводы, помогают такие системы, как CRM, ИСУП, WFM.

Первая, основная задача которой это автоматический сбор и хранение информации о клиентах, позволяет увидеть объемы проработанных специалистом звонков клиентов, количество пропущенных вызовов, а также результаты обзвона, а именно количество продаж. Зная, сколько звонков может обрабатывать среднестатистический сотрудник, например, в месяц, можно понять, выполняет ли специалист свою работу или он занимается посторонними делами - прокрастинирует. Ко всему прочему в системе CRM для руководителя доступны такие возможности, как постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения. Например, обзвонить телефонные номера с определенным статусом в течение конкретного времени. Такая функция контроля со стороны будет полезна для сотрудников, которые не могут организовать свое рабочее время и, само собой, пусть даже в малой степени, будет пресекать прокрастинирование.

В большей степени специализированная для контроля над сотрудниками ИСУП. Представляет собой систему управления проектами, а также служит для повышения продуктивности. В отличие от CRM ее можно использовать не только для работы со звонками, но и для других сфер. В ИСУП руководитель может ставить конкретным сотрудникам задачи и дедлайны, следить за ходом выполнения определенных этапов того или иного проекта, подсчитывать временные затраты конкретного специалиста. На основе такой информации можно сделать вывод о качестве работы определенного сотрудника: тратит ли он свое основное рабочее время для выполнения заданий или для других сторонних дел. Конечно, система управления проектами будет полезна и самим сотрудникам, в том числе тем, которые пытаются бороться с привычкой откладывать работу на потом.

Конкретно для контроля рабочего времени сотрудников, а также для реализации одного из пунктов советов психологов, можно воспользоваться так называемыми системами WFM - workforce management. Представляют собой инструменты для управления рабочим временем персонала. Такое решение позволяет оценить продуктивность сотрудника или всего коллектива, рассчитать их загруженность, понять, нужно ли привлекать дополнительные трудовые ресурсы, а также составить график работы. Такой инструмент будет полезным для самоорганизации сотрудников.

Другая полезная функция, которую предоставляют провайдеры виртуальной IP-телефонии, это запись и прослушивание разговоров сотрудников. С помощью данной опции можно прослушать, как операторы общаются с клиентами и между собой. В выявлении злостных прокрастинаторов услуга может сыграть не последнюю роль. В речи любого человека можно выявить его отношение к работе, определить степень заинтересованности в том или ином деле.

Технические способы делегирования действий, обязанностей

Иногда одной из причин откладывания задач является рутинная работа. Например, ежедневный обзвон телефонных номеров с проговариванием одного и того же может деморализовать человека и это возможно будет способствовать развитию прокрастинации. Для решения такого рода проблем существуют различные автоматизированные процессы на базе облачной АТС, которым можно, так сказать, передать свои обязанности. Основными из них являются автоматический обзвон и голосовое меню. На первый взгляд незамысловатые инструменты помогут в решении многих проблем. Автообзвон позволит снять с сотрудника такую рутинную работу, как обзвон клиентов. Специалист в таком случае будет непосредственно заниматься своими должностными обязанностями, а компания получит качественный обзвон и с высоким результатом.

Не больше радости приносит ежеминутный прием звонков и ответы на одни и те же вопросы. Такая рутина для определенного типа людей увеличивается риск попасть в состояние прокрастинации. Избежать этого можно с помощью меню IVR. Это автоматизированный прием телефонных звонков, который позволяет отвечать на часто задаваемые вопросы, а также может переключить на конкретного специалиста. А для компании это решение дает возможность не пропускать звонки и повышать лояльность клиентов. В целом функции виртуальной АТС, которые автоматически выполняют ту или иную работу, исключают человеческий фактор, а значит задачи выполняются согласно графику.

Если компания использует офисную или облачную АТС, то рекомендуется интегрировать вышеупомянутые системы: CRM, ИСУП, WFM. Они будут полезные не только в борьбе с любителями откладывать задачи и заниматься посторонними делами, но и для компании в целом. А если ВАТС еще не подключена, то провайдер IP-телефонии для бизнеса 1АТС будет отличным выбором. Само подключение можно осуществить самостоятельно на сайте оператора, а если возникнут дополнительные вопросы, то их можно задать в чате или по телефону.