Как быстро и правильно организовать конференц-связь

Одним из удобных, полезных способов коммуникаций является конференц-связь. Этот вариант связи подходит для ведения различного рода деятельности, как коммерческой, так и некоммерческой. Благодаря ему можно коллективно принимать различные решения, объединяя между собой группу людей более 3-х человек, находящихся в разных местах. Существует несколько способов организации конференц-связи, которые будут рассмотрены далее.

Стандартная опция на мобильном телефоне

Провести групповой звонок можно с помощью смартфона. Чтобы это сделать, необходимо:

• позвонить нужному абоненту, выбрав его из списка контактов или воспользовавшись клавиатурой для набора номера;
• после соединения использовать опцию «Добавить вызов», автоматически переведя абонента в режим ожидания;
• позвонить следующему участнику конференции и нажать «Объединить звонки».

Благодаря такому способу, к конференции можно подключить до 5 человек. Это число варьируется, в зависимости от используемого оператора мобильной связи. Такой вид конференции в большинстве случаев скорее всего не подойдет для бизнеса. Его можно использовать в случае, когда необходимо быстро принять какое-либо решение с небольшим количеством участников. А для длительного обсуждения проблем, деловых совещаний или докладов такой способ не подходит. Необходимо помнить, что данный вариант далеко не самый дешевый. Хорошо, если все участники конференции находятся в пределах одного региона, используют услуги одного оператора сотовой связи. А если нет, то разговор влетит в копейку.

Приложения и сервисы

Устроить конференц-колл можно и с помощью приложений, сервисов, найти которые в сети не составит труда. Это и всем известный Skype, и Telegram, и широко использующаяся последнее время платформа Zoom, и Google Meet и многие другие. Такие сервисы в большинстве своем платные. Бесплатные версии имеют ограничение на количество подключаемых участников. Как правило, данные сервисы позволяют подключать к конференции только своих пользователей. То есть, чтобы провести онлайн-конференцию по Skype, у всех участников в обязательном порядке должна быть установлена именно эта программа.

Офисная или облачная АТС

Наиболее профессиональным, прогрессивным и удобным вариантом организации конференц-связи для бизнеса является использование офисной или облачной АТС. Можно выделить следующие плюсы такого способа:

• бесплатные конференц-звонки внутри корпоративной сети;
• запись и хранение разговоров конференции;
• подключение и прослушивание любой конференции руководителем;
• доступность абонентов корпоративной сети, где бы они не находились;
• совершение конференц-звонков с мессенджеров, смартфонов, софтфонов, других устройств.

В большинстве случаев, правильным выбором для проведения конференций будет облачная АТС, ведь ее можно развернуть быстрее, чем офисную: не нужно тратиться на дорогостоящее оборудование и специалистов, прокладывать телефонные линии. Все, что необходимо - наличие стабильного интернет-соединения, устройства, программы для приема и совершения звонков. А теперь, на примере провайдера IP-телефонии 1ATS, более подробно разберем, как организовать конференц-связь с помощью виртуальной АТС.

Что нужно для организации конференц-связи

Для того, чтобы создать конференц-звонок с помощью облачной АТС сначала необходимо подключиться к провайдеру IP-телефонии, одним из которых является 1ATS, выбрав наиболее подходящий тариф. Также понадобится компьютер или смартфон, с установленным на них софтфоном, либо SIP-телефоны с функцией конференц-связи. Подключать к конференции можно абонентов стационарной и мобильной сети.

Для подключения к конференции абонента с внешней телефонии, необходимо чтобы в схеме звонков, звонящий имел возможность попасть на «Голосовое меню» или «Ввод добавочного номера». Вход и выход из звонка любого участника никак не отразится на проведение конференции.

Настройки производятся в личном кабинете в разделе «Общие настройки» в пункте «Конференции». Организатор конференц-связи при этом может:

• переводить разговор в режим ожидания;
• включить в конференцию или отключить любого участника;
• совершать или принимать вызовы.

Как начать конференц-звонок

Существует два способа для создания конференц-звонка в облачной АТС:

• с помощью телефона - можно подключить любого абонента к текущей беседе;
• в «Виртуальная комната» - конференции присваивается короткий номер (ПИН-код).

Для того, чтобы совершить звонок первым способом, необходимо:

• позвонить одному из участников и во время разговора на клавиатуре телефона нажать #*;
• набрать номер следующего участника и снова нажать #*;
• если какой-либо из участников недоступен, можно вернуться в разговор, набрав на клавиатуре #.

Для организации звонка с помощью второго способа необходимо создать виртуальную комнату в личном кабинете, нажав кнопку «Создать конференцию». В появившемся окне параметров следует ввести внутренний номер конференции, ее название и ПИН-код для входа в конференцию. После ввода всех данных сохранить настройки.

Чтобы внешние абоненты могли попасть в виртуальную комнату, нужно в схеме телефонии после действия «Поступил новый звонок» добавить действие «Ввод добавочного номера». После этого схему необходимо сохранить. Теперь внешние абоненты, позвонив на городской номер, могут набрать добавочный номер конференции, введя ПИН-код, и подключиться к конференции. Внутренние абоненты (сотрудники компании) могут напрямую звонить на добавочный номер конференции, набрав ПИН-код.

В виртуальной АТС от 1ATS можно создавать неограниченное количество комнат для конференций с неограниченным количеством участников. По умолчанию стоит ограничение до 10 человек, но, по просьбе клиента, это количество можно увеличить.

Стоимость опции

При подключении виртуальной АТС, услуга конференц-связи предоставляется бесплатно. При организации конференции для корпоративных номеров платить ничего не нужно, а если используются внешние городские, междугородние, международные или номера сотовых операторов, то оплата будет поминутной за каждый такой вызов по тарифам 1ATS. Например, конференция с 3-мя мобильными и одним внутренним номером будет тарифицироваться как три вызова на мобильные.

Конференц-связь во многом способствует улучшению работы компании. Услуга позволяет экономить временные затраты, связанные с передвижением сотрудников к месту совещания, с комфортом для важных партнеров и клиентов организовывать виртуальные переговоры. На сегодняшний день конференц-связь является одной из востребованных, часто используемых услуг связи в различных сферах деятельности.