Как автоматизировать работу своего бизнеса

Развитие и совершенствование различных технологий позволяет выполнять все больше задач частично или полностью без непосредственного участия человека. Технический прогресс дает возможность автоматизировать различные процессы на предприятиях и в компаниях. Это могут быть планирование и управление, производственные и бизнес-процессы. Они представляют собой последовательность определенных действий, которые направлены на создание товара, услуги, документа, информации, имеющих ценность для заказчика. А делегирование выполнения этих действий автоматическим инструментам называется автоматизацией. Автоматизировать можно подсчет продаж и прибыли, управление проектами, взаимодействие с персоналом и клиентами, работу со звонками, оформление заказов и т.п.

Автоматизация любого бизнеса решает несколько проблем:

• увеличение скорости работы, что экономит время;
• рост продаж и прибыли;
• исключение частых ошибок из-за человеческого фактора, что повышает эффективность и точность процессов;
• сотрудники не занимаются рутинными задачами, что улучшает их психологическое состояние.

Виды автоматизации и инструменты

Для начала рассмотрим, какие бывают процессы в бизнесе. Как правило, их делят на три вида, они отличаются друг от друга, но взаимосвязаны между собой.

Основные - процессы, которые являются источником прибыли компании, залогом ее конкурентоспособности. Это своего рода конвейер создания ценности продукта, который проходит через все предприятие и формирует ценность для покупателя. Примерами могут быть создание и продвижение продукта, выполнение заказа, доставка продукции, установка и обслуживание и т.п.

Вспомогательные - помогают слаженно и правильно выполнять основные и дополнительные процессы компании. Для большинства предприятий к ним можно отнести маркетинг, кадровую политику, планирование бюджета, ведение бухгалтерии, юридическое обслуживание.

Бизнес-процессы управления - дают возможность для компании определить свои процессы, правильно организовать их выполнение, повысить качество.

Добиться полной автоматизации и взаимодействия между собой всех видов бизнес-процессов без участия человека пока нет возможности. Перенести выполнение в обязанности программ можно конкретные упомянутые ранее задачи, а также другие. Для этого существует специальное программное обеспечение:

• комплексные системы автоматизации;
• системы управления проектами;
• бухгалтерские системы;
• системы управления рабочим временем и персоналом;
• системы управления взаимоотношениями с клиентами.

ERP

ПО для комплексной автоматизации, или ERP - системы планирования ресурсов предприятия, представляют собой организационную стратегию управления производственной, финансовой и хозяйственной деятельностью компании, которая обеспечивает принятие управленческих решений на основе достоверных данных, получаемых с помощью современных информационных технологий. Комплексные решения, например, для автоматизации управления и учета, помогают систематизировать в едином информационном пространстве торговлю и склад, бухгалтерский, налоговый, кадровый, оперативный учет, расчет заработной платы.

ERP-системы позволяют автоматизировать работу предприятий или компаний любого типа. Именно по причине возможности охватить все процессы фирмы, они требуют долгого времени для внедрения и настройки. Как правило, для их интеграции привлекают отдельных специалистов.

Среди самых популярных ERP-систем на российском рынке можно выделить 1C:ERP, SAP, Oracle.

Информационные системы управления проектами - ИСУП

Представляет собой комплекс технологических и организационных методов, а также инструментов для управления проектами компании. ИСУП предназначено для повышения эффективности сотрудников, которые работают над поставленными задачами, а также позволяет руководителю качественно ими управлять. Как результат, компания создает больше проектов, сдает их в срок и с наименьшими затратами.

В таких системах можно ставить задачи и дедлайны, отслеживать состояние того или иного проекта, подсчитывать время затраченное на ту или иную работу и прочее. Простой пример:

• руководитель создал задачу в системе, установил сроки ее выполнения и указал исполнителя;
• программа автоматически уведомит об этом событии специалиста или группу сотрудников ответственных за реализацию проекта;
• исполнитель выполняет задачу, делает соответствующую отметку в программе;
• после чего руководитель принимает или отправляет проект на доработку.

Популярными ИСУП являются YouGile - облачны й сервис предоставляемый на бесплатной основе, Trello - простой инструмент для небольшой группы сотрудников и другие. Существуют более сложные системы, такие как Bitrix24.

Бухгалтерские системы

САБУ (система автоматизации бухгалтерского учета) - специализированное ПО, объединяющее в себе функционал электронных таблиц, текстовых редакторов и систем управления базами данных. Используются для автоматической подготовки бухгалтерских документов компании, их учета, ведения счетов плана бухгалтерского учета. Также САБУ применяется для подготовки отчетов по итогам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности.

Современная автоматизированная бухгалтерская система должна уметь отслеживать движение денежных средств, поддерживать сторонние платежные шлюзы, иметь широкий спектр банковских интеграций, предоставлять удаленный доступ, соответствовать форме принятой для предоставления в налоговые органы.

На сегодняшний день рынок систем автоматического бухгалтерского учета предлагает много продуктов. Это всем известная «1С: Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «Главбух 24/7» и многие другие.

Системы управления рабочим временем и персоналом

WFM (workforce management) - представляют собой системы с набором инструментов для управления персоналом и его рабочим временем. Данное программное обеспечение позволяет давать оценку продуктивности сотрудников, рассчитывать их загруженность и потребность в привлечении дополнительных трудовых ресурсов. Также, в зависимости от объемов работы, типа задач и прочих факторов, WFM позволяют планировать расписание сотрудников компании. Системы автоматического управления персоналом предоставляют руководителю доступ к такой информации, как рабочее расписание персонала, данные о приходе и уходе с работы, статусы выполнения задач тем или иным сотрудником.

Данное ПО очень актуально в розничной торговле с большим товарооборотом, и помогает правильно организовать расстановку смен, что определяет качество обслуживания, своевременность выполнения задач. К тому же, WFM позволяет снизить риски возникновения ситуаций, при которых возможна нехватка сотрудников.

Уже не первый год пользуются большим спросом решения от SAP и Oracle, как правило, у крупных компаний. Не остались в стороне и российские разработчики. Verme - система управления персоналом, создатели которой имеют опыт в области автоматизации более 13 лет. Naumen WFM - продукт от российского поставщика ПО и облачных сервисов.

CRM-системы - управления взаимоотношениями с клиентами

Такие системы просто незаменимы в некоторых компаниях. Они автоматизируют работу с клиентами, что повышает эффективность взаимодействия с ними. CRM помогает снизить риски возникновения ситуаций, при которых компания может потерять клиентов из-за человеческого фактора.

Данную систему автоматизации можно представить себе в виде электронной таблицы Excel или Google Sheets с клиентской базой, но с большими возможностями. Например, при нажатии на имя клиента программа открывает карточку, содержащую всю информацию о клиенте: звонки в компанию и время их совершения, продолжительность разговоров с сотрудниками. Функции ПО позволяют прослушивать звонки, просматривать историю покупок, звонить клиенту, отправлять сообщения об определенных событиях, а также контролировать работу сотрудников.

Для полноценного функционирования системы необходимо интегрировать CRM в IP-телефонию предприятия. Подробнее о возможностях данного решения можно прочитать в статье «Для чего нужна интеграция облачной АТС и CRM-систем».

Современный рынок софта имеет не маленькое предложение данного программного обеспечения. AmoCRM - предлагает все необходимое для отдела продаж. RetailCRM - также подойдет для интернет-торговли. Envybox - помимо функций самой CRM, позволит установить виджет на сайт для дополнительной генерации заявок.

Нельзя обойти стороной возможности самой виртуальной IP-телефонии, которая позволяет автоматизировать некоторые моменты в телекоммуникациях между сотрудниками и с клиентами. Например, с помощью автоматического обзвона клиентской базы можно в короткие сроки донести клиентам нужную информацию: уведомление о скидках и акциях, напоминания, сообщение о статусе заказа и прочее.

Черные списки номеров отсеят нежелательные входящие звонки. Система будет автоматически отклонять вызовы определенных абонентов, что сэкономит рабочее время сотрудников. IVR-меню или голосовой помощник, а также умная переадресация позволят автоматически обрабатывать большое количество входящих вызовов. Эти и другие возможности, которые автоматизируют работу со звонками компании, предлагает оператор 1АТС.

Все выше рассмотренные системы для автоматизации работы бизнеса, бывают нескольких вариантов в плане их реализации. Таким образом доступно готовое ПО с оптимальным набором функций. Данное решение потребует лишь интеграции в информационную систему компании и настройку. Другой вариант - нанять специалистов для разработки собственного программного обеспечения. С учетом того, что на рынке софта предложение очень велико, разрабатывать самостоятельно под свою компанию сложную систему для автоматизации бизнеса нецелесообразно.

Говоря о готовых решениях, стоит отметить, что большинство поставщиков предлагают облачные сервисы, и они являются более востребованными. С ними удобнее работать находясь в любой точке земного шара где есть доступ к Интернет, а техническая служба поддержки в режиме 24/7 сможет более оперативно устранять неполадки и сбои. 1АТС также предлагает облачные сервисы: ВАТС с набором автоматизированных функций и интегрированную в нее CRM.

С чего начать автоматизацию бизнеса

Узнав какие системы и инструменты внедряются в информационное пространство предприятия для его автоматизации, не нужно спешить интегрировать все подряд.

Определение целей

В первую очередь необходимо определить цели. Для этого нужно ответить на такие вопросы:

1. Какие и сколько задач должна решить автоматизация рабочего процесса вашего бизнеса?
2. На данный момент автоматизировать нужно все процессы или только часть из них, или некоторые их этапы?
3. Какие именно процессы требуют автоматизации?
4. Это перспективное и долгосрочное мероприятие или автоматизация будет временным решением?
5. По каким критериям можно будет определить достижение целей?
6. Какой бюджет может выделить компания на внедрение автоматизированных систем?

Особенно важно правильно подойти к третьему вопросу. Нужно досконально проработать список бизнес-процессов, которые действительно необходимо автоматизировать. Стоит выделить те процессы, которые требуют автоматизации в первую очередь, особенно если компания имеет ограниченный бюджет, и, возможно, этого будет достаточно для достижения поставленных целей.

Составление карты взаимодействия процессов

После составления списка всех актуальных для автоматизации процессов, нужно разобраться, как они взаимодействуют друг с другом. Для этого можно воспользоваться любой программой для создания интеллектуальных карт или взять обычный лист бумаги. Каждый процесс нужно изобразить в виде блока, далее необходимо правильно выстроить связи между ними. Обратите внимание, в каких моментах происходят пересечения и стыковки. Что происходит в момент их взаимодействия? Как осуществляется контроль того, что взаимодействие прошло успешно и процессы работают?

Такая визуализация поможет лучше понять, как построена работа компании, какие процессы являются ключевыми, на чем нужно акцентировать внимание при автоматизации работы бизнеса. Ко всему прочему такой подход позволит оптимизировать сами процессы перед их автоматизацией.

Реализация автоматизации

Разобравшись с тем, как устроен бизнес, оптимизировав его работу можно выбирать тип программы. Выше уже шла речь о том, что можно нанять специалиста для разработки ПО, а можно приобрести готовое решение в виде облачного сервиса. Как правило, при интеграции облачных систем автоматизации у пользователя не должно возникнуть проблем. Основную работу по подключению осуществляют поставщики удаленно. Ко всему прочему разработчики готовых решений могут доработать свою программу под конкретную компанию, а также интегрировать ее с платежными системами, сайтом, телефонией.

С каждым годом технологии развиваются и появляется все больше новых продуктов для автоматизации бизнеса. Чтобы в условиях нынешней жесткой конкуренции оставаться на плаву, нужно следить за инновациями и внедрять их на своем предприятии своевременно.