Что такое виртуальный факс

Нынешние технологии связи шагнули очень далеко со времен возникновения факса. Сейчас отправить документ можно практически с любого устройства, в считанные секунды и в любом виде: текстовом или графическом. Но все еще можно услышать упоминания про факс, так как некоторые компании и учреждения используют его, хотя часть из них с небольшой поправкой - виртуальный.

В данной статье рассмотрим вопросы связанные с виртуальными факсимильными сообщениями: что представляет собой данная технология, как и для чего компании могут использовать ее. Коснемся преимуществ услуги и как она помогает бизнесу.

Как работает виртуальный факс

Виртуальный факс представляет собой виртуальный номер, который используется для приема и отправки факсимильных сообщений. Прием уведомлений такого типа осуществляется на электронную почту, а отправлять факсы можно абоненту с такой же технологией или на обычное факс-устройство.

Так как сама технология факсимильных сообщений разработана давно и изначально не могла предусмотреть применение современных цифровых сетей, сейчас передача факсов на e-mail невозможна без использования дополнительного оборудования. Последнее, установленное на стороне провайдера, позволяет с помощью технологии FoIP (Fax over IP) передавать факсимильные сообщения в IP-сетях по протоколу T.38 - международный стандарт для передачи факсимильных сообщений в реальном времени по IP-сетям. Таким образом, используя исключительно FoIP-терминалы, передача факсов может осуществляться без телефонных сетей общего пользования.

Как было сказано выше, получать и отправлять факсы можно через электронную почту на ПК, ноутбуки, смартфоны. Для этого достаточно знать номер факса, SIP-аккаунт или адрес электронной почты. Если факсимильное сообщение передается с традиционного факса, то с помощью технологии FoIP оно преобразуется в цифровой формат, файлы типа: doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, rtf, ppt, pptx, bmp, jpg, jpeg, gif, png. Чаще всего это может быть TIFF. Далее преобразованный файл передается в виде вложения на электронную почту.

Как видим, принцип тот же, как при передаче между факс-устройствами, но с одним отличием: получатель может сразу сохранить факс в цифровом формате. Поступившие документы также могут просто отображаются в виде изображений в личном кабинете ВАТС, что позволяет не распечатывать факсы вообще, а централизованно хранить их. FoIP облегчает жизнь и отправителю, ведь необходимо выполнить всего несколько шагов: сканировать страницу документа, прикрепить скан в веб-интерфейсе личного кабинета ВАТС, ввести данные получателя и нажать кнопку «Отправить».

Нужен ли вашему бизнесу виртуальный факс

У многих возникает вопрос актуальности факсимильных сообщений. Но использование факса все еще пользуется спросом, несмотря на современные технологии и их стремительное развитие. В эпоху цифрового обмена данными в сети Интернет, эта 60-летняя технология по-прежнему актуальна. По каким причинам некоторые учреждения и компании все еще отправляют факсимильные сообщения и нужны ли они вашему бизнесу?

Факс-аппараты стали частью истории, но передача документов в виде факсов как способа обмена файлами по-прежнему актуальна. Для некоторых компаний факсимильная связь все еще является важным элементом коммуникации с клиентами и партнерами по следующим причинам:

Не будет лишним знать, что до сих пор существует факс-реклама. Ее нельзя рассматривать как передовой способ маркетинга, но в некоторых странах по-прежнему пользуются спросом базы данных номеров факсов для рассылки рекламы. Например, это актуально для США, хотя такие рассылки у них запрещены законом.

1. Совместимость старых и новых стандартов. Международные стандарты передачи факсов для лучшего качества изображения и быстрой доставки регулярно обновляются с момента их установки. Существующие факс-устройства на сегодняшний день соответствуют актуальным и предыдущим стандартам, а их использование некоторыми крупными компаниями позволяет обмениваться документами с абонентами использующими более продвинутые технологии отправки и приема файлов.
2. Сетевой эффект - сохраняется в области факсимильных сообщений. Они все еще используются и, соответственно, такой способ коммуникации имеет ценность для бизнеса. Множество факс-аппаратов подключено к телефонным сетям общего пользования по всему миру, а FoIP позволяет отправлять и принимать факсы по электронной почте коммуницируя с ними.
3. Международная деятельность. В некоторых странах популярность факсов в деловой среде разная. Например, на страницах контактов немецких, французских, голландских, японских компаний до сих пор можно увидеть номер факса. Следовательно, если ваш бизнес осуществляет деятельность на мировом рынке, то важно учитывать популярность данной технологии в тех или иных странах.
4. Безопасность. Прямое подключение факс-устройств обеспечивает высокий уровень защиты данных. Это важно для юриспруденции, медицины, до сих пор используется в регулируемых отраслях, актуально для крупных корпораций. Но и провайдеры облачной IP-телефонии обеспечивают высокую степень конфиденциальности при использовании услуги виртуальный факс.

Да, объемы факсимильных сообщений наименьшие по сравнению с другими способами передачи данных, но такой метод может принести бизнесу определенные преимущества, пусть даже небольшие.

Преимущества и возможности виртуального факса

Хотя данная технология не является критически важной для большинства компаний, но она все же остается удобным способом связи, особенно, как стало понятно из материала выше, для международного бизнеса. Поэтому рассмотрим подробно плюсы использования факса как услуги виртуальной IP-телефонии.

Первое на что нужно обратить внимание, это то, что данный сервис может стать дополнением для расширения функциональных возможностей телекоммуникационной связи компании с клиентами, партнерами. Это отличная альтернатива факсовым аппаратам, поскольку облачные технологии исключают необходимость установки дополнительного оборудования, его обслуживания, прокладки телефонных линий для отправки и получение факсов. К тому же, если стандарты корпоративной связи ваших партнеров или клиентов не позволяют использовать современные способы передачи документов, то виртуальный факс станет как никогда полезным.

Другие достоинства и возможности облачной услуги, которые зависят от типа бизнеса и прочих факторов:

• удаленная работа - сотрудники могут получать и отправлять факсы где бы они не находились: командировка, различные поездки за границу, прочее. Для отправки или приема факсимильных сообщений вне офиса достаточно иметь доступ в интернет;
• свободная телефонная линия - многоканальный телефонный номер позволяет одновременно получать несколько факсов и принимать звонки от клиентов без ущерба для качества связи. Виртуальный номер компании всегда свободен, и с компанией всегда можно связаться;
• экономия средств - исключены расходы на аренду линии для факсов, покупку и сервис оборудования. Нет необходимости распечатывать документ сразу при получении, что дополнительно экономит расходы на покупку бумаги, заправку устройств для печати. При необходимости документ можно переслать другому сотруднику в электронном виде в считанные секунды. Стоимость использования факсового аппарата несоизмерима с виртуальной услугой от «1АТС»;
• хранение данных - все отправленные и принятые факсимильные сообщения хранятся в виде архива в личном кабинете, электронной почте, можно интегрировать с CRM и просматривать с любого устройства;
• оптимизация и высокая производительность работы - облачные технологии позволяют оперативно работать с документами отправленными по факсу. Это быстрый поиск необходимого документа, возможность узнать дату получения и прочие его свойства, переслать файл без предварительного сканирования;
• факсовые рассылки - также повысят продуктивность, могут стать необходимым решением, в зависимости от того, в какой стране ведется деятельность. Как и рассылки по другим телекоммуникационным каналам, ее можно планировать на определенную дату и время;
• безопасность - защищенные линии IP-телефонии обеспечат конфиденциальность данных, а сотрудники с ограниченным доступом не увидят «секретную» информацию.

Как видим, преимуществ при использовании данной технологии не мало, и опытные руководители по достоинству их оценят.

Как подключить виртуальный факс

Если использование факсов является важным элементом коммуникации вашего бизнеса с клиентами и партнерами, а использование факсимильного устройства во многом разочаровало, то облачное решение поможет в этом вопросе, дополнительно повысит производительность, сэкономит средства и время.

Операторы облачной IP-телефонии, например, «1АТС», на ряду со всеми прочими функциями, предоставляют услуги виртуального факса. Абоненту, желающему использовать данную услугу, предоставляется многоканальный номер, который можно подключить на сайте провайдера. Его можно размещать, например, на странице контактов в качестве номера факса. Факсимильные сообщения, поступающие на данный номер, проходят через сервер провайдера, а потом доставляются на электронную почту компании. Такой способ позволяет владельцу читать сообщения с ноутбука, ПК, планшета или смартфона, а при необходимости документ можно без проблем распечатать на принтере. Таким образом, компания получает еще и своего рода мобильный факс.

Подключение виртуального многоканального номера для использования услуги факсимильных сообщений не составит труда и не займет много времени. Достаточно выбрать подходящий тарифный план, оплатить его, в личном кабинете произвести необходимые настройки, и в течение дня уже можно будет пользоваться услугой.

Как отправлять и принимать факсимильные сообщения с помощью ВАТС

Благодаря облачным решениям, можно выполнять различные задачи, связанные с факсом, на любом устройстве и в любой точке мира. Возможности IP-телефонии позволяют компаниям отправлять и получать факсимильные файлы без специального, к тому же громоздкого, оборудования, исключают возможность потери важных документов.

Во входящею схему корпоративной IP-телефонии можно добавить узел, при переводе звонка на который, будет сделана попытка принять входящий факс и отправить его на указанную в настройках электронную почту. При получении факса на корпоративный виртуальный номер, сообщение также придет в личный кабинет ВАТС, а с помощью push-уведомления система автоматически оповести сотрудника об этом. Все полученные документы хранятся в облаке, и в любой момент их можно просмотреть или распечатать.

Использование виртуального факса в бизнесе не только избавит от дополнительных расходов на приобретение факсимильного аппарат и расходные материалы. Услуга позволит быстро принимать и отправлять сообщения онлайн, телефонная линия никогда не будет перегружена.

Традиционная технология приема и передачи факсов - доживает свой век. Наступит тот момент, когда электронная почта, облачные сервисы окончательно вытеснят ее. И, понимая потребности современного бизнеса, компания «1АТС» предлагает своим клиентам современные альтернативы и более удобные решения.